Alış Faturası Nedir ?

Bir firmanın herhangi bir tedarikçiden aldığı ürün ya da hizmetler için düzenlenen belge, alış faturası olarak adlandırılır. Alış faturasında satın alına ürünün ya da hizmetin detayları, fiyatları ve vergi bilgileri bulunur. Ayrıca firmanın muhasebe kayıtlarının tutulması ve vergi yükümlülüklerinin yerine getirilmesi açısından son derece önemlidir. İlgili satıcıdan yapılan satın alma işlemini kesin olarak kanıtlayan resmi bir belge olan alış faturası, alışverişe ilişkin ürün ya da hizmet miktarı, fiyatı, vergiler, topla tutar, alıcının ve satıcının bilgileri gibi tüm detayları içerir. 

Alış faturaları vergi mükellefiyeti, envanter yönetimi ve mali hesaplarının güncellenmesi için tercih edilebilir. İşletmenin satın aldığı malların kalitesinin ve miktarının doğrulanması, iade ve değişim süreçlerinin yönetilmesi için de yardımcı olan belgelerdir. 

Muhasebe kayıtlarının son derece önemli bir parçası olan alış faturaları, vergi yükümlülüklerinin yerine getirilmesine, aynı zamanda maliyetlerin takip ve analiz edilmesine yardımcı olur. Bunun yanı sıra stok kontrolünün yapılmasına da katkıda bulunur.

Alış Faturası Ne İşe Yarar?

Bir firmanın tedarikçisinden satın aldığı ürünler ya da hizmetler için düzenlenen resmi bir belge olan alış faturası, satın alma işlemine ilişkin tüm detayları kapsar. Bu nedenle ticari hayat açısından son derece önemlidir.

Alış faturası, firmaların hangi tedarikçiden ne kadar mal ya da hizmet aldığını kanıtlamayı sağlar. Böylece firmalar satın alma işlemlerini takip ve kontrol edebilir. Aynı zamanda Katma Değer Vergisi (KDV) ve benzeri vergilerin hesaplanıp beyan edilmesi için alış faturaları kullanılabilir. Firmaların vergi yükümlülüklerini doğru bir şekilde yerine getirmesinde alış faturalarının önemli bir rolü vardır. 

Bunların yanı sıra alış faturaları firmaların muhasebe kayıtlarının tutulmasına yardımcı olur. Firmalar bu sayede mali durumlarını takip ve analiz edebilir. Ayrıca satın alınan ürün ya da hizmetlerin iadesi ya da değişimi için gereken belgeler arasında alış faturasını saymak mümkündür. Tüm bunlara ek olarak alış faturalarının olası ticari anlaşmazlıklarda delil olarak kullanıldığı unutulmamalıdır.

Ticari işlemlerde şeffaflığı sağlayan alış faturası sayesinde hem alıcı hem satıcı firma için güvenilir bir ortam oluşturmak söz konusu olabilir. Vergi kaçakçılığının önlenmesi noktasında da alış faturalarının önemli bir rolü vardır. Tüketicilerin satın aldıkları ürün ya da hizmetler hakkında bilgi sahibi olmasını sağlayan alış faturası, tüketici haklarının korunmasına da katkıda bulunur.

Faturada Hangi Bilgiler Bulunmalı?

Faturanın doğru bir şekilde kesilebilmesi için gerekli tüm bilgilerin doğru ve eksiksiz yazılması gerekir. Faturada bulunması gereken temel bilgiler şu şekilde sıralanabilir:

• Faturayı düzenleyen kişinin ya da firmanın unvanı ve adresi
• Faturayı düzenleyen kişinin ya da firmanın vergi numarası ve mersis numarası
• Faturanın kesildiği kişinin yani alıcının unvanı ve adresi
• Faturanın kesildiği alıcının vergi dairesi ve vergi numarası
• Satılan ürünün ya da malın adı
• Satılan ürünün ya da malın miktarı
• Satılan ürünün ya da malın birim fiyatı ve toplam tutarı

Bu bilgiler yazıldıktan sonra faturanın üzerine toplam tutar, KDV tutarı ve genel tutarın gerekli hesaplamalar yapılarak yazılması gerekir. Faturada genel toplam yazılacak alanan hesaplanan miktar hem yazıyla hem rakamla yazılmalıdır.

Faturada bulunması gereken bilgilerin kesilecek faturanın çeşidine göre değişiklik göstermesi mümkündür. En çok kesilen fatura türü olarak kabul edilen satış faturasında aşağıda yer alan bilgiler de bulunmalıdır.

• Faturaya ait seri ve sıra no
• Faturanın düzenlendiği tarih
• Faturayı düzenleyen firmanın unvanı
• Faturayı düzenleyen firmanın ticari unvanı ve adresi
• Faturayı düzenleyen firmanın vergi dairesi ve vergi numarası
• Faturanın ne karşılığında kesildiğini bildiren ürün/hizmet ya da malın adı, birim fiyatı, miktarı ve toplam tutarı
• Teslimat tarihi ve irsaliye no

Fatura Nasıl Düzenlenir ve Saklanır?

Fatura resmi bir evrak olduğundan düzenlenmesi ve saklanması konusunda dikkat edilmesi gereken bazı unsurlar vardır. Fatura kesmek için gerekli bilgilerin eksiksiz bir şekilde ve tamamen doğru bilgilerle doldurulması, kaşe basılması ve şirket yetkilileri tarafından imzalanması gerekir. Faturaların belirli bir sırayı takip etmesi gerekir. Fatura kesimi bu sıraya göre yapılmalı ve herhangi bir şekilde sıra atlanmamalıdır. 

Fatura/fiş numarası aslında bir takip numarasıdır. Seri ve sıra numarasının başladığı yer önemli değildir. Fatura basmaya yetkili matbaalar, Maliye Bakanlığından belirli seri sıra no aralığındaki faturaları basabileceklerine dair yetki alır. Müşterilerinden gelen taleplerle birlikte ilgili aralıktaki belirli bir bloğu müşterilerine atar.

Fatura kaybolduğu takdirde vergi dairesine bildirilmelidir. Fatura kesimi sırasında yanlışlık olursa hatalı faturanın çöpe atılması söz konusu değildir. Tüm nüshaların üzerine “İptal” yazılması ve bunların fatura dosyasında saklanması gerekir.

Faturanın herhangi bir sebepten dolayı yırtılması ya da parçalanması durumunda parçalar bantla birleştirilmeli, tüm nüshalarıyla birlikte fatura dosyasında saklanmalıdır. Vergi kanununa göre faturanın saklanması gereken süre yasal olarak 5 yıldır.

Fatura En Geç Kaç Gün İçinde Düzenlenir?

Ürünün tesliminden ya da hizmetten sonra 7 gün içinde faturanın kesilmesi gerekir. Fatura kesim süresi olarak belirtilen 7 günlük süre bir sonraki aya geçiş yapıyorsa, faturanın ilgili ayın KDV beyannamesinde belirtilmesi gerekliliğinden dolayı fatura düzenleme işlemi o ay içinde yapılmalıdır. Kesiler fatura da firmalara aynı süre içinde ulaşmalıdır. Firmanıza kesilen faturanın yanlış olması durumunda itirazın belirli bir süre içerisinde yapılması gerekir. 

Ülkemizde geçerli vergi kanunlarına göre tüm muhasebe işlemleri Türkçe tutulmalıdır. Bu nedenle, faturanın da Türkçe düzenlenmesi gerekir. Yurt dışına kesilecek faturalarda ise açıklama kısmında ilgili dilde açıklama yazılması mümkündür.

Fatura kesmek için muhasebe işlemlerinde Türk Lirası kullanılmalıdır. Herhangi bir nedenle dövizli tutarda fatura kesilmesi gerekiyorsa, faturanın açıklama kısmına kullanılan kur bilgisi ve faturada hesaplanan KDV’nin TL karşılığı yazılmalıdır.