Anonim Şirkette Genel Kurul Nasıl Yapılır?
Anonim şirketlerin en önemli mekanizmalarından olan genel kurul, kanunda ve şirketin ana sözleşmesinde açıkça öngörülmüş olan hallerde kararlar almaktadır. Bunun yanı sıra genel kurulun devredemeyeceği yetkiler ve görevler de bulunmaktadır. Tek pay sahibinin bulunduğu anonim şirketlerde ise söz konusu pay sahibi genel kurulun tüm yetkilerine buna bağlı olarak da devredilemez görevlere ve yetkilere de sahip olmaktadır.
İçindekiler
Anonim Şirkette Genel Kurul Nedir?
Pay sahiplerinin katılımı ile oluşan genel kurul, yasal olarak anonim şirketlerde bulunması zorunlu olan üç organdan biri olarak faaliyet göstermektedir. Pay sahiplerinin katılımı ile oluşan genel kurul; şirketin diğer organlarının tayini, hesapların tasdik edilmesi, kazancın dağıtılması gibi temel konulardaki kararları almaktadır. Bununla birlikte genel kurulun yılda bir ya da birkaç kez toplanan bir organ olduğundan, uygulamada genel kurulun toplanması ve karar alması ile ilgili usul ve esaslar yeterince bilinmemekte ya da iki toplantı arasındaki zaman aralığı nedeni ile unutulabilmektedir. Oyda ki, usule aykırı şekilde yapılmış olan genel kurul toplantıları ile bu toplantılarda alınmış olan kararlar dava konusu edilebilmektedir. Hatta, söz konusu kararların geçersiz olması ve iptali dahi gündeme gelebilmektedir. Bu tür olumsuzluklar ile karşılaşılmaması adına anonim şirket genel kurullarının usulüne uygun bir şekilde toplanmasına ve karar almasına özen gösterilmesi oldukça önemli bir nokta olarak kabul edilmektedir.
Anonim Şirkette Genel Kurul Nasıl Toplanır?
Hem olağan hem de olağanüstü genel kurul toplantıları ile imtiyazlı pay sahipleri özel kurulu, görev süresi sona ermiş olsa bile yönetim kurulu tarafından toplantıya çağrılmaktadır. Şirkette yönetim kurulunun mevcut olmaması ya da devamlı bir şekilde toplanamaması veya toplantı nisabının oluşmasının imkân dahilinde olmaması durumunda, mahkemeden izin alan pay sahibi genel kurulu toplantıya çağırabilmektedir.
Anonim Şirkette Genel Kurul Başkanı Kim Olur?
Anonim şirketlerin genel kurulunun usulüne uygun bir şekilde yapılabilmesi için belirli noktalara dikkat edilmesi gerekmektedir. Bunun için öncelikle genel kurul toplantısına başlanabilmesi için gerekli ilan ve davet gibi kanuni merasimlerin ifa edilmiş olması gerekmektedir. Ayrıca; kanunda ve ana sözleşmede yazılı olan toplantı nisabının da mevcut olması şartı aranmaktadır. Anonim şirketlerin genel kurulu bir başkan ya da başkan yetkisine sahip kişi ya da organ tarafından idare edilebilmektedir. Bu nedenle ilk olarak genel kurul toplantısını yürütecek olan başkanın tespit edilmesi gerekmektedir.
Genel kurul toplantılarını yürütmekle görevli olan başkanın başlıca görevinin toplantıyı usulüne göre, tarafsız bir şekilde idare etmek olduğu bilinmektedir. Görüşmeleri başlatıp bitirme, söz verme, gündem maddeleriyle önerileri oylatma, oylama sonuçlarını tespit etme, tutanakların tanzim edilmesini sağlama, konuşma hakkını kötüye kullananların sözlerini kesme ya da toplantının huzurunu bozan kişilerin toplantıdan çıkarılmasını genel kurulun onayına sunma da başkanın görevleri arasında bulunmaktadır.
Genel kurulun başkanının; gündemin değiştirilmesi, sırasının bozulması ya da gündemden herhangi bir maddenin çıkarılması yetkileri bulunmamaktadır. Ayrıca; müzakere edilmesi gereken gündem maddeleri varken toplantıyı kapama yetkisi de yoktur. Başkan tarafından bu görevlerin gereği gibi ifa edilememesi, oylama sonucuna etkili olma kaydı ile ilgili bulunduğu asıl genel kurul kararının iptal edilebilmesine de yol açabilmektedir.
Anonim Şirkette Genel Kurul Ne Zaman Yapılır?
Anonim şirketlerde de genel kurul olağan ve olağanüstü olmak üzere iki farklı şekilde yapılmaktadır. Anonim şirketlerin olağan genel kurul toplantılarının, her hesap döneminin sonundan itibaren üç ay içerisinde ve en az yılda bir kez yapılması zorunluluğu bulunmaktadır. Yılda birkaç kez kar dağıtımı yapmakta olan anonim şirketlerde ise her kar dağıtımı için genel kurulun toplantıya davet edilmesi gerekmektedir. Anonim şirketlerde genel kurulun olağan toplantıya davet edilmesi görevi şirketin yönetim kuruluna ait bulunmaktadır. Olağanüstü genel kurul toplantıları ise gerekli görüldüğü takdirde her zaman yapılabilmektedir. Genel kurulun olağanüstü toplantıya davet edilmesinde hem yönetim kurulu hem de denetçiler yetkili konumunda olmaktadır. Anonim şirketlerde genel kurul toplantıları, ana sözleşmede aksi bir hüküm olmadığı takdirde şirketin merkezinin bulunduğu yerde yapılmaktadır.
Şirketin sermayesinin en az onda birini, halka açık şirketlerde ise yirmide birini oluşturmakta olan ya da ana sözleşmede öngörüldüğü takdirde daha az sayıda olan pay sahipleri tarafından oluşturulan azlık pay sahipleri, yönetim kurulundan, gerektirici sebeplerin ve gündemin belirtilmesi suretiyle, genel kurulun toplantıya çağrılmasını ya da genel kurulun zaten toplanacağı durumlarda karara bağlanmasını talep ettikleri durumlarda söz konusu hususların gündeme konulmasını yazılı olarak noter aracılığı ile talep edebilmektedirler. Bununla birlikte gündeme madde konulmasına dair istemin, çağrı ilanının Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde yayınlanmasına ilişkin ilanın ücretinin yatırıldığı tarihten önce yönetim kuruluna ulaşmış olması gerekmektedir.
Azlık pay sahiplerinin, genel kurulun toplantıya çağrılmasına dair yönetim kuruluna yapmış oldukları başvurunun kabulüne rağmen kırk beş gün içerisinde yönetim kurulu tarafından toplantı çağrısının yapılmaması durumunda azlık pay sahipleri, genel kurulu toplantıya çağırabilmektedir.
Azlık pay sahiplerinin, genel kurulun toplantıya çağrılmasına ilişkin talebinin yönetim kurulunca reddedilmesi ya da yedi iş günü içerisinde olumlu bir yanıt verilmemesi üzerine genel kurulu, Kanun’un 412. Maddesi gereğince mahkeme tarafından atanmış kayyum tarafından toplantıya çağrılabilmektedir.
Tasfiye halinde olan şirketlerde görevleri ile ilgili konular için tasfiye memurları da genel kurulu toplantıya çağırabilmektedir.
Süresi içerisinde yönetim kurulu tarafından toplantıya çağrılmaması durumunda, Kanun’un 454. Maddesinin ikinci fıkrası kapsamında mahkeme tarafından yetkilendirilmiş bulunan imtiyazlı pay sahiplerinin her biri, imtiyazlı pay sahipleri özel kurulunu toplantıya çağırabilmektedir.
Anonim Şirkette Genel Kurul Toplantılarının Esasları Nelerdir?
Anonim şirketlerde daha önce belirttiğimiz olağan ve olağanüstü genel kurul toplantılarının yanı sıra bir de imtiyazlı pay sahipleri özel kurulu toplantısı yapılmaktadır. Bu imtiyazlı payların söz konusu olduğu şirketlerde, genel kurulun imtiyazlı pay sahiplerinin haklarını sınırlayacak şekilde esas sözleşme değişikliği yapmasına karar verdiği durumlarda; esas sözleşme değişikliği kararının onaylanması için yalnızca imtiyazlı pay sahiplerinin katılımı ile gerçekleştirilmektedir. İmtiyazlı pay sahiplerinin haklarını ihlal edebilecek nitelikte olan ana sözleşme değişikliklerinin görüşülecek olduğu genel kurul toplantısında, imtiyazlı payları temsil etmekte olan sermayenin en az yüzde altmışlık oranına sahip olan imtiyazlı pay sahiplerinin ya da temsilcilerinin toplantıda hazır bulunması ayrıca bunların çoğunluğunun da genel kurul toplantısında ana sözleşme değişikliğine olumlu oy vermesi durumunda, bir başka özel kurul toplantısı yapılmamaktadır.
Genel kurul toplantıları ana sözleşmede aksi bir hüküm olmadığı takdirde şirket merkezinde yapılmakla birlikte; anonim şirketin ana sözleşmesinde genel kurul toplantısının şirketin merkezinin bulunduğu ilin ya da ilçenin bir başka yerinde yapılmasına dair hüküm bulunduğu durumlarda genel kurul toplantısı, toplantıya ilişkin davette belirtilmesi kaydıyla bir başka adreste de yapılabilmektedir.
Gerçek kişi pay sahipleri, anonim şirketin genel kurul toplantısına kimliklerini ibraz ederek; tüzel kişi pay sahipleri de tüzel kişiye temsile ve ilzama yetkili olan kişilerin kimliklerini ve yetki belgelerini ibraz ederek genel kurul toplantısına katılabilmektedirler. Gerçek ve tüzel kişi pay sahiplerini temsilen genel kurula katılacak olanların temsil belgelerini de ibraz etmeleri gerekmektedir.
Hamiline yazılı pay senedi sahipleri genel kurulun toplantı gününden en geç bir gün önce, bu senetlere zilyet olduklarını ispatlayıp giriş kartı alarak ve ibraz ederek genel kurul toplantısına katılabilmektedirler. Hamiline yazılı pay senedini; hapis hakkı, rehin, saklama sözleşmesi, kullanım ödüncü sözleşmesi ya da benzeri sözleşmeler kapsamında elinde bulundurmakta olan kişi; pay sahibi tarafından yönetmelik hükümleri dahilinde yetkilendirildiği takdirde genel kurula katılarak oy kullanabilmektedir.
Bir payın üzerinde intifa hakkı bulunduğu durumlarda aksi kararlaştırılmamışsa anonim şirketin genel kuruluna katılma ve oy hakkı intifa hakkı sahibi tarafından kullanılmaktadır. Bunun için genel kurul toplantısına katılacak olan kişinin intifa hakkına sahip olduğunu belgelendirmesi gerekmektedir.
Anonim şirket genel kurul toplantılarında; toplantı gündeminde yer almayan konular görüşülememekte ve karara bağlanamamaktadır. Ancak, ortakların tamamının hazır bulunduğu durumlarda, oy birliği ile gündeme konu eklenmesi söz konusu olabilmektedir. Herhangi bir pay sahibinin özel denetim söz konusu ise bu durum gündemde olup olmadığına bakılmaksızın genel kurul tarafından karara bağlanmaktadır.
Yetersizlik, bağlılık yükümünün ihlali, yolsuzluk, geçimsizlik, birçok şirkette üyelik nedeni ile görevin ifasında güçlük, nüfuzun kötüye kullanılması gibi haklı sebeplerin var olduğu durumlarda; gündemde madde bulunmasa da yönetim kurulu üyelerinin görevden alınması ile yerine yenilerinin seçilmesi konularında genel kurulda hazır bulunmakta olanların oy çokluğu ile gündeme alınması söz konusu olabilmektedir.
Anonim Şirkette Genel Kurul Nasıl Yapılır?
Anonim şirketlerin genel kurulu toplantıya, ana sözleşmede belirtildiği üzere, internet sitesi açmakla yükümlü olan şirketlerin internet sitelerinde ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde yayımlanan ilan ile çağrılmaktadır. Toplantıya elektronik ortamda katılım sistemi uygulamakta olan şirketlerde çağrı elektronik genel kurul sisteminde de yapılmaktadır. Bunun yanı sıra; pay defterinde yazılı olan pay sahipleri ile önceden şirkete pay senedini ya da pay sahipliğini ispatlayıcı belge vermek yolu ile adresini bildirmiş olan pay sahiplerine, toplantının günü ile gündemi ve ilanın çıktığı ya da çıkacağı gazeteler iadeli taahhütlü mektupla bildirilmektedir.
Anonim şirketlerde genel kurulun toplantıya çağrısı, ilan ve toplantı günleri hariç olmak kaydı ile toplantı tarihinden en az iki hafta öncesinde yapılmaktadır. Çağrısı yapılmış bulunan ilk toplantıda nisabın temin edilememesi durumunda, genel kurul aynı usul ile toplantıya yeniden çağrılmaktadır. Nisabın sağlanamaması durumunda, ilk toplantının ilk metnine ikinci toplantının çağrısına dair konulan hükümler geçersiz olmaktadır.
Azlığın istemi üzerine, Kanun’un 420.maddesinin birinci fıkrası kapsamında anonim şirketin genel kurul toplantısının, toplantı başkanının kararına dayanarak bir ay sonraya ertelendiği durumlarda, erteleme kararı Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde ilan edilmektedir. İnternet sitesi açma yükümlülüğü bulunmakta olan şirketlerin internet sitelerinde ise karar tarihinden itibaren en geç beş gün içerisinde yayımlanması gerekmektedir. Ertelenen anonim şirket genel kurulu bir ay sonra yapılmak üzere, çağrı usulüne uyularak yeniden toplantıya çağrılmaktadır.
Anonim şirketlerin genel kurul toplantılarında murahhas üyelerin ve en az bir yönetim kurulu üyesinin hazır bulunması gerekmektedir. Bunun yanı sıra diğer yönetim kurulu üyeleri de genel kurul toplantısına katılabilmektedir. Denetime tabi olan anonim şirketlerin genel kurul toplantılarında denetçinin de hazır olması gerekmektedir.
Genel kurulda; her pay sahibinin en az bir oy hakkı bulunmaktadır. Pay sahipleri oy haklarını paylarının toplam itibari değeriyle orantılı olarak kullanmaktadır. Ancak, oy hakkının doğabilmesi için, şirketin ana sözleşmesinde daha yüksek bir miktarın ödenmesinin öngörüldüğü durumlarda bu miktarın, öngörülmediği durumlarda da pay tutarının yaklaşık dörtte birine karşılık gelen miktarın ödenmiş olması şartlar arasında yer almaktadır. Genel kurul toplantılarında oylama açık ve el kaldırma sureti ile yapılmaktadır.
Genel kurul toplantılarında yapılan görüşmelerin ve alınan kararların, toplantı başkanlığı tarafından tutanağa yazılması gerekmektedir. Genel kurul tutanağı, toplantı mahallinde ve toplantı esnasında olmak üzere en az iki nüsha düzenlenmektedir.Ardından toplantı başkanlığının ve Bakanlık temsilcisinin katılması gerekliliği olan toplantılarda bakanlık temsilcisi tarafından imzalanmaktadır. Tek pay sahipli şirketlerde ise toplantıda hazır bulunmakta olan pay sahibinin ya da temsilcisinin de genel kurul toplantı tutacağını imzalama zorunluluğu söz konusu olmaktadır. Toplantıda alınan kararların, herhangi bir tereddüde yer vermeyecek aynı zamanda olumsuz ve olumlu oyların toplamlarının da gösterileceği şekilde tutanakta belirtilmektedir. Alınan kararlara muhalif kalan ve muhalefet şerhi yazmak isteyenlerin şerhleri tutacağa yazılmakta ya da yazılı olarak verilen muhalefet şerhleri tutacağa eklenmektedir.
Anonim şirketin genel kurul toplantısının yapılmasının ardından, toplantı başkanı genel kurulun toplantı tutacağının bir nüshasıyla hazır bulunanlar listesi dahil olmak üzere toplantı ile ilgili diğer tüm belgeleri şirkete teslim etme yükümlülüğü taşımaktadır. Bu süreç tamamlandığında; genel kurul tutanağının noter tarafından onaylanmış bir suretiyle Bakanlık temsilcisinin bulunduğu toplantılarda temsilcinin görevlendirme yazısının bir nüshasının yanı sıra Ticaret Sicili Müdürlüğü tarafından istenen diğer belgeler, Ticaret Sicili Müdürlüğü’ne teslim edilmektedir.
Yönetim kurulu tescile ve ilan tabi olan hususları hem ticaret siciline tescil hem de Türkiye Ticaret Sicili gazetesinde ilan ettirmektedir. İnternet sitesi açma yükümlülüğü olan şirketler de genel kurul tutacağını internet sitelerinde ilan etmektedirler.
Hazır bulunanlar listesinin, gündemin ve genel kurul toplantı tutanağının birer nüshası toplantı başkanı tarafından Bakanlık temsilcisine teslim edilmektedir. Bakanlık tarafından, söz konusu belgelerin Elektronik Genel Kurul Sistemi üzerinden iletilmesine karar verildiği takdirde; genel kurul işlemleri ile ilgili belgeler elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile düzenlenmekte olduğundan noter onayı aranmamaktadır.
Anonim şirketin genel kurul toplantısına ilişkin belgeler Bakanlık / İl Müdürlüğü tarafından beş yıl süre ile saklanmaktadır. Eğer genel kurul toplantısı anonim şirketin merkezinin olduğu ilden başka bir ilde yapıldıysa toplantı ile ilgili belgeler, toplantının yapılmış olduğu yerdeki il müdürlüğü tarafından saklanmaktadır.