Ön Muhasebede Dikkat Edilmesi Gerekenler

İşletmelerin temel muhasebe işlemlerinin düzenlenmesi kaydı ve takibi, ön muhasebe olarak adlandırılır. Kasa hesabı, cari hesap, fatura, irsaliye, senet, çek ve banka hesapları ön muhasebe işlemleri arasında sıralanabilir. Ön muhasebe, genel muhasebeye oranla işletmelerin yönetici ve ortaklarını kapsayan bir süreç olarak değerlendirilebilir.

Genel muhasebenin 4 temel aşaması vardır. Kayıt, sınıflandırma, rapor etme ve analiz şeklindeki bu aşamalar ön muhasebede söz konusu değildir. Ön muhasebe, söz konusu aşamaların kayıt kısmında rol oynamakta olup genel muhasebeye yardımcı ve giriş niteliğindeki bir faaliyet olma özelliğine sahiptir. Kayıt sonrasındaki işlemlerle ilgilenen ise genel muhasebedir.

Herhangi bir işletmede bir fatura düzenleneceği durumlarda işletme sahipleri, çalışanlar ya da ön muhasebe çalışanları gereken işlemleri gerçekleştirir. Belgeler ön muhasebe ile düzenlenmekle birlikte belgenin resmiyet kazanması, muhasebeciler tarafından muhasebe defterine kaydedilmesiyle söz konusu olur. Muhasebecilerin iş süreçlerini kolaylaştıran ön muhasebe işlemleri ise ön muhasebe elemanları tarafından gerçekleştirilir.

Ön Muhasebede Nelere Dikkat Etmek Gerekir?

Ön muhasebe genel muhasebe işlemlerinin temelini oluşturduğundan titizlikle gerçekleştirilmelidir. Ön muhasebede dikkat edilmesi gerekenler aşağıda yer almaktadır:

-Gelir ve gider evrak makbuzları ön muhasebe programında işlenmelidir.
-Kesilen faturalara ait bir kopya mutlaka saklanmalıdır.
-Ödeme makbuzları saklanmalıdır.
-Yapılan sözleşmeler titizlikle takip edilmeli ve sözleşmelere ilişkin damga vergileri kontrol edilmelidir.
-İşletmede mal ya da hizmet teslimi yapıldığında teslim alınan mal mutlaka kontrol edilmelidir. İçerisinde bozuk, hatalı ya da kusurlu mal varsa tespit edilmeli ve iade edilmesi gereken mal ya da hizmetlerle ilgili süreçler yakından takip edilmelidir.
-İşletmenin sahip olduğu kimlik bilgileri, kontratlar, ticari sicil evrakları, poliçeler ve vergi dairesi yazışmaları gibi önemli belgeler ayrı bir yerde saklanmalı ve titiz bir şekilde korunmalıdır.
-İşletme tarafından kullanılan yazılım ve sunucu gibi bilgi teknolojilerine ilişkin tüm şifreler güvenli bir şekilde korunmalı ve saklanmalıdır.
-İşletme için yapılan tüm harcamalar yani tüm işletme giderleri Excel gibi bir programda listelenmeli, oluşturulan dosya saklanmalı ve yedeği alınmalıdır.
-Çalışanların özlük bilgileri ve sözleşmeleri gibi çalışanlara ait tüm evraklar ayrı klasörlerde düzenli bir şekilde saklanmalıdır.
-Ticari evrak takibi düzenli bir şekilde yapılması ve belgeler ayrı bir klasörde arşivlenmelidir.
-İşletmeye ait resmi defterler ile muhasebe evrakları sistematik bir şekilde arşivlenmeli, aynı zamanda yönetim kurulu karar defteri gibi önemli defterlerin takipleri yapılmalıdır.
-İşletmeye ait demirbaşlara ait fatura ve garanti belgesi gibi önemli evraklar takip edilmeli ve arşivlenmelidir.
-Özellikle fatura ve irsaliye gibi belgelerde yer alan tarihler ve imzalar kontrol edilmelidir.
-Tedarikçiden alınan tüm belgeler saklanmalı, ön muhasebe programlarına girilmeli ve dosyalanmalıdır.
-Çalışanların izin alması hâlinde dilekçe ve imza gibi evrak işleri takip edilmelidir.
-Çalışanların maaş ödemelerinden sonra muhasebeden bordro ve ödeme pusula belgeleri temin edilmelidir.
-Muhasebe departmanına iletilmesi gereken belgelerin tamamı eksiksiz bir şekilde ulaştırılmalıdır.
-İşletmede ortaya çıkması olası demirbaş hasarı gibi ek masraflar rapor edilmeli ve kayıt altına alınmalıdır.
-Faturalar titizlikle takip edilmeli ve zamanında gelmeyen faturalar rapor edilmelidir.

Ön Muhasebe Nasıl Tutulur?

İşletmelerin finansal verilerinin düzenlenmesi ve kaydedilmesi ön muhasebe sayesinde mümkün olabilmektedir. Bu nedenle, ön muhasebe sürecinin şirketlerin finansal yönetimi açısından son derece önemli olduğu ifade edilebilmektedir.

Ön muhasebe hizmetleri kapsamında yapılması gerekenler arasında işletmenin gelirlerini ve giderlerini izlemek, vergi beyannamelerini hazırlamak, işletmenin faturalarını ve borçlarını takip etmek sayılabilir. Bu kapsamda, ön muhasebe işlemlerinin temel adımı, şirketlerin gelir ve giderlerinin takip edilmesidir. Şirketlerin ürün ya da hizmetler için aldığı para gelir, üretim için harcadığı paralar ise gider olarak tanımlanır.

Ön muhasebenin temel konuları arasında fatura işlemleri de yer alır. İşletmelerin satın aldığı mal ya da hizmetler için fatura alması, sattığı mal ya da hizmetler için ise fatura kesmesi gerekir. Bir malın bir lokasyondan bir başka lokasyona sevk edilmesi sürecinde ise sevk irsaliyesi kesilmelidir.

Ayrıca işletmelerin nakit akışının takip edilmesi için hesap hareketleri ve banka hesapları düzenli olarak kontrol edilmelidir. İşletmelerin vergi beyannameleri düzenli olarak hazırlanmalı ve vergi dairesine ibraz edilmelidir. Vergi beyannamelerinde işletmenin vergi ödemeleri ve finansal bilgileri yer aldığından bu süreç son derece önemlidir.

İşletmelerin finansal kayıtlarının düzenli olarak takip edilmesi, arşivleme ve depolama süreçleri açısından da önemlidir. Bütçe yönetimi, personel maaşları, borçlar ve alacaklar ön muhasebe sürecinin konusunu oluşturur. İşletmelerin bütçesinin düzenli olarak yönetilmesi, borçlarının ve alacaklarının takip edilmesi, işletme personelinin maaşlarının hesaplanması ve ödenmesi bu süreçte gerçekleştirilir.

Muhasebenin alt dalı olan ön muhasebe, temel olarak oluşum içindeki işlemlerle ilgilenirken, genel muhasebe oluşumun dışındaki finansal süreçlerle ilgilenmektedir. İşletmenin ilk evrak kayıtları ön muhasebede yapılırken sınıflandırma, raporlama ve analiz süreçleri genel muhasebede gerçekleştirilir. Genel muhasebeyi alakadar eden evraklar, hesaplamalar ve faturalandırmalar ön muhasebe kapsamında yapılır.