E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

E-Dönüşüm uygulamaları arasında en sık kullanılanlar e-fatura ve e-arşiv uygulamaları olup ticari işletmeler sağladıkları şartlara göre bu iki fatura türünden birini kesmek zorundadırlar. 

E-Arşiv Fatura Nedir?

E-Arşiv fatura Vergi Usul Kanunu’na göre kağıt üzerinde düzenlenip ibraz edilmesi gereken faturanın, 433 numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği gereklerine uygun olacak şekilde elektronik ortamda düzenlenmesini, 2.nüshasının elektronik ortam üzerinde muhafaza ve ibraz edilmesini sağlayan e-dönüşüm uygulaması olarak tanımlanabilir. Bu uygulamadan yararlanılabilmesi için 397 numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde bulunan ibare kapsamında e-fatura uygulamasına kayıtlı olunması gerekmektedir. Elektronik fatura uygulamasında kaydı olan mükellefler için oluşturulan faturalar dışında kalan faturaların tamamı e-arşiv fatura olarak düzenlenir. 

E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

E-arşiv fatura 3 farklı yöntemle kesilebilmektedir. Bunlar GİB Portal, entegrasyon ve özel entegratör olarak sıralanabilir.

GİB Portal: Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunduğu portal üzerinden e-arşiv fatura işlemleri yürütülebilmektedir.

Entegrasyon: Bu yöntem genellikle e-fatura işlemlerini kendisi yürütmek isteyen işletmelerce tercih edilir. Şirket kendi uygulamasını ve servisini geliştirdiği takdirde entegrasyon yöntemini kullanabilmesi söz konusu olmaktadır. Bunun için aynı zamanda Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan onay alması gerekir. Bu onay alındıktan sonra entegrasyon kullanımına başlanması söz konusu olabilir. Bu yöntemin uygulanabilmesi için şirketin ayrı bir birime ihtiyaç duyabilir. Bununla birlikte entegrasyon yönteminde fatura kesim sınırı bulunmamaktadır.

Özel Entegratör: Özel entegratör e-arşiv fatura kesebilen tüm kullanıcılar için pratik bir kullanım imkanı sağlamaktadır. Bu yöntemi kullandığı zaman firma herhangi bir yazılıma ya da donanıma yatırım yapmak durumunda kalmaksızın hazır paket halinde sunulan e-arşiv fatura sistemine dahil olmaktadır.

Kimler E-Arşiv Faturaya Geçmek Zorundadır?

Vergi Usul Kanunu’nun 509 numaralı Genel Tebliği kapsamında bazı şartlara sahip olan mükelleflerin 01.01.2020 tarihi itibarıyla e-arşiv fatura uygulamasına geçme zorunluluğu bulunmaktadır. Bu kapsamda;

• E-fatura uygulamasında kaydı bulunan,
• Dijital ortamda ilan yayınlama veya hizmet verenlere aracılık edenler e-arşiv fatura uygulamasını kullanmaya zorunlu tutulmaktadırlar.

E-fatura uygulamasına dahil olmayan mükellefler;

• 1 gün içerisinde vergi mükellefiyeti bulunmayanlara 30.000 TL ve üzerindeki tutarlarda fatura kesmeleri,
• 1 gün içerisinde vergi mükellefiyeti bulunanlara 5.000 TL ve üzerindeki tutarlarda fatura kesmeleri halinde e-arşiv fatura kesme işlemini GİB portalı üzerinden gerçekleştirmek zorundadırlar. 

E-Arşiv Fatura Kapsamı Nedir?

E-Arşiv fatura uygulamasından yararlanmak için GİB tarafından belirlenen esasların uygulanması gerekmektedir. Bu esaslar 509 numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde belirlenmiş bazı şartları içermektedir. Bahsi geçen tebliğ kapsamında mükellefler e-arşiv fatura uygulamasından yararlanabilmek için aşağıdaki maddeleri sağlamalıdırlar:

• E-Fatura uygulamasına kayıt olanlara düzenlenen faturalar söz konusu tebliğ kapsamında e-fatura olarak oluşturulup iletilir, saklanır ve ibraz edilirler.
• 509 numaralı Genel Tebliğ ile e-fatura uygulamasına kaydı olmayan vergi mükelleflerine e-arşiv fatura kesilmelidir.
• Vergi mükellefiyeti bulunmayanlara e-arşiv fatura uygulaması kapsamında fatura oluşturulmakla birlikte müşterinin talebine bağlı olarak elektronik ortamda ve kağıt üzerinde e-arşiv fatura gönderimi söz konusu olabilmektedir. Bununla birlikte bu faturanın ikinci nüshasının dijital ortamda muhafaza edilmesi ve gerektiğinde ibraz edilmesi zorunluluğu bulunmaktadır.

Özel Entegratörler E-Arşiv Fatura Kesmenin Avantajları Nelerdir?

Özel entegratörler, bulut teknolojisi sayesinde istenilen yerden ve her cihaz üzerinden erişim imkanı sunarlar. Kullanılan özel entegratörün sunduğu sistem üzerinden istenilen zamanda e-arşiv faturası düzenlenebilir ve alıcıya iletilebilir. Özel entegratör kullanımıyla fatura net ya da kabul işlemleri tek bir sistem üzerinden pratik bir şekilde gerçekleştirilebilir. Özel entegratör ile faturalar 10 yıl süreyle saklanabilir. Aynı zamanda yanlış kesilen faturaların da sistem üzerinden kolayca iptal edilmesi mümkündür. E-arşiv faturasına logo ve kaşe eklenmesi imkanı vardır. Uzman kadroya sahip özel entegratörler ile teknik destek imkanı kolayca bulunabildiği gibi olası sorunlar da hızlı bir şekilde çözümlenebilmektedir.

E-Arşiv Fatura Nasıl İptal Edilir?

Oluşturulan e-arşiv faturanın farklı nedenlere bağlı olarak iptal edilmesi gerekebilir. Bu durumda Vergi Usul Kanunu gereğince tıpkı kağıt faturalarda olduğu gibi e-arşiv fatura için de söz konusu olan iptal, itiraz ya da iade süreçleri dahilinde işlem yapılabilir. 

E-Arşiv fatura kesilen alıcı bir şirketse,

Fatura alıcıya iletildikten sonraki 7 gün içerisinde fatura iptal edilebilmektedir. Aynı şekilde alıcı da faturayı aldıktan sonraki 7 gün içerisinde faturaya itiraz ve fatura iptalini talep edebilir. Bu süre aşıldığı takdirde alıcıya yeni bir fatura oluşturulup gönderilmelidir.

E-Arşiv fatura kesilen alıcı bireysel müşteriyse;

Müşterinin satın aldığı ürünü iade etmek istediği durumlarda alışveriş yaptığı firmanın şartlarına uygun olarak iade ve itiraz işlemlerini gerçekleştirebilirler. Müşterinin ürünü internet üzerinden satın aldığı durumlarda kendisine gönderilen faturanın çıktısını alarak iade bilgilerini doldurması ve iade edeceği ürünle birlikte firmaya göndermesi gerekir.

Özel entegratörlerle oluşturulan e-arşiv faturasının iptal edilebilmesi için kullanılan program üzerinde iade oluşturulabilmektedir. Her program üzerinde farklı sekmelerle ulaşılabilen iade ve iptal işlemleri temelde aynı mantığa dayanır.