E-Defter Nedir? E-Defter Uygulaması Nedir?

Ülkemizde yaşanan e-dönüşüm uygulamaları kapsamında 1 Temmuz 2021 tarihinde e-fatura ve e-arşiv faturaya geçen firmaların e-defter uygulamasına geçişi 1 Ocak 2022 tarihi itibarıyla zorunlu tutulmuştur. Hiç e-defter mükellefi olmayan meslek mensupları da son e-dönüşüm tebliğiyle birlikte ciro limiti 4 milyona çekilince e-defter kapsamına girmiştir. 2022 yılı brüt satış hasılatı 3 milyon olan mükelleflerin de 1 Ocak 2024 tarihine kadar e-deftere geçmesi zorunlu olmuştur.

Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanun gereğince yasal olarak tutulması zorunlu yevmiye ve büyük defterlerin belirlenmiş formatlara ve standartlara göre elektronik ortamda muhafaza edildiği; içeriğinden verilerin bütünlüğünün, değişmezliğinin, kaynağının doğruluğunun garanti altına alınmasının ve ilgililer nezdinde ispat olarak kullanım imkanı tanınmasının hedeflendiği hukuki ve teknik düzenlemeler bütünü e-defter olarak tanımlanabilir. Kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin dijital ortamda tutulduğu e-defter sisteminde, kayıtlar standart bir XML formatında hazırlanır ve maliyeye elektronik imzayla berat verilir. 

E-defter uygulamasıyla birlikte daha hızlı ve düzenli bir denetim süreci sağlanması amaçlanmıştır. E-defter formatını kullanan firmaların kağıt ortamında defter tutması söz konusu değildir. İşletmelerin e-defter kullanmaya başladığı tarihten itibaren fiziksel defterleri için kapanış tasdiki yaptırması gerekir. 

Ticari işlemler gerçekleştiren işletmelerin her tür parasal hareketini kayıt altına alma yükümlülüğü vardır. Bu kapsamda, geleneksel defter ortamında yürütülen işlemlerin elektronik ortama taşınması zorunluluğu gündeme gelmiştir. E-defter uygulaması ise işletmelere tek bir tuşla Gelir İdaresi Başkanlığı standartlarına uygun bir şekilde elektronik defter oluşturma imkanı sunmaktadır. 

E-defter uygulaması kapsamı ve formatını belirleyen Gelir İdaresi Başkanlığı’dır. Bu kapsamda, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’nun tutulmasını zorunlu tuttuğu yevmiye defterlerinin elektronik ortamda düzenlenmiş hali olarak tanımlanması mümkündür. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenmiş olan standartlara ve formatlara uygun bir şekilde kullanılan E-Defter uygulamaları, tüm defter süreçlerinin kaydını kağıda dökülmesi gerekliliği söz konusu olmadan elektronik ortamda tutar. Aynı zamanda defter süreçleri için elektronik imza ya da mali mühürden faydalanılması yoluyla verilerin güvenliği sağlanma avantajı da elde edilebilir.

E-Defter Uygulamasının Sağladığı Avantajlar Neler?

Dijital dönüşüm uygulamaları, işletmelerin iş süreçleri açısından son derece kolaylaştırıcı ve hızlandırıcı bir işleve sahiptir. E-defter uygulamasını kullanan işletmeler pek çok alanda tasarruf ederek tüm bilgilerini ve işlemlerini son derece güvenli bir şekilde gerçekleştirebilir. E-defter uygulamasının kullanıcılarına sağladığı temel avantajlar şu şekilde sıralanabilir:

• E-defter uygulaması, elektronik ortamda düzenlenen belgelerin herhangi bir ek depolama alanına ihtiyaç duyulmadan güvenli bir şekilde saklanmasına imkan verir. Ayrıca, arşivlenen belgelere de yerden ve zamandan bağımsız bir şekilde ulaşmak mümkündür. Vergi Usul Kanunu uyarınca, işletmeler onaylı defterlerini 5 yıl süreyle saklamak zorundadır. E-defter uygulaması bu açıdan son derece önemli bir avantaj sağlar. 
• Dijital ortamlarda düzenlenen belgeler kağıt israfını önlemeye, bu sayede çevreye verilen zararı minimize etmeye yardımcı olur.
• Defter süreçlerinde belgelerin basılması, onaylanması, alıcıya gönderilmesi ve arşivlenmesi gibi tüm adımlar yalnızca tek bir tuş ile gerçekleştirilebilir. Bu aynı zamanda zaman ve maliyet tasarrufu sağlanması anlamına gelir. Ayrıca, iş verimliliği de optimize edilebilir.
• E-defter özellikle uluslar arası çalışan işletmeler açısından son dere kolaylaştırıcı bir rol üstlenir. 
• E-defter üzerinden düzenlenen belgelerde hata oranının azalması, iş süreçlerini hızlandırır ve gereksiz iş süreçlerini ortadan kaldırır. 

E-Defter Uygulaması Nasıl Kullanılır?

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından e-defter uygulamasını kullanması zorunlu tutulan mükelleflerin yanı sıra e-Defter uygulamasının sağladığı kolaylıklardan ve avantajlardan faydalanmak isteyen kişiler de kendi taleplerine bağlı olarak e-defter uygulamasına geçiş yapabilir. E-defter uygulamasını kullanmak için iki alternatif bulunur. İlki, tüm süreci işletmelerin kendisinin sürdürdüğü, gerekli belgeleri ve yazılım hazırlıklarını kapsayan bir süreç olarak ifade edilebilir. İkincisi ise defterin tutulması, kaydedilmesi ve arşivlenmesi amacıyla özel entegratörlerin hazır olarak sunduğu altyapının kullanılmasıdır. 

Her işletme kendi özelinde en uygun yöntemi seçerek e-defter başvuru sürecini gerçekleştirebilir. Daha sonra iş süreçleri içerisinde e-defter uygulamasını kullanmaya başlayabilir. Diğer yandan işletmelerin e-defter uygulamasından faydalanması için karşılaması gereken bazı önemli şartlar vardır. Bu şartlar; işletmeler için mali mühür, tüzel kişiler için ise nitelikli elektronik imza sertifikası olarak ifade edilebilir. Ayrıca, e-defter uygulamalarını kullanan işletmelerin, uygulamayı kullanmaya başladıkları tarihten itibaren fiziksel olarak tuttukları defterler için kapanış tasdiki yaptırması gerekir. 

E-Defter Kimler İçin Zorunludur?

E-defter uygulaması her ticari işletme için zorulu olmamakla birlikte Gelir İdaresi Başkanlığı, bazı sınırları geçen firmalar için e-defter uygulaması kullanımını zorunlu hale getirmiştir. E-defter uygulamasının zorunlu olup olmadığı her ticari işletme özelinde ciroya, verilen hizmete ve ciroların hangi yıllar içerisinde gerçekleştiğine göre değişiklik gösterebilir. E-defter ve e-fatura uygulaması kullanması zorunlu olan işletmeler şu şekilde sıralanabilir:

• Cirosu, 2021 yılında 4 Milyon TL tutarının üzerinde ihtiva eden mükelleflerin 01.07.2022 tarihine kadar E-Fatura, 01.01.2023 tarihinden itibaren E-Defter uygulamasına geçmesi zorunludur.
• Cirosu, 2022 yılında 3 Milyon TL tutarının üzerinde gerçekleşen mükellefler de aynı şekilde 01.07.2023 tarihine kadar E-Fatura, 01.01.2024 tarihine kadar da E-Defter uygulamasına geçiş yapmak zorundadır.
• Gayrimenkul, motorlu taşıt inşası alım satımı ya da kiralaması ile ilgili hizmet veren ya da aracılık eden diğer işletmeler 2020 ve 2021 yılında 1 Milyon TL üzerinde bir ciroya sahip ise 01.07.2022 tarihine kadar E-Fatura uygulamasına, 01.01.2023 tarihinden önce de E-Defter uygulamasına geçiş yapmak zorundadır.
• Kültür ve Turizm Bakanlığı ya da ilgili belediyelerden yatırım belgesi veya işletme belgesi almak üzere faaliyetlerini gösteren konaklama hizmeti veya otel işletmeleri tebliğin tarihinden önce işlerini yürütmeye başlamışlarsa hiçbir ciro sınırlamasına tabi tutulmadan 01.07.2022 tarihine kadar E-Fatura 01.01.2023 Tarihine kadar E-Defter sistemine geçiş yapmak zorundadır.