Bir elektronik fatura olan e-fatura, elektronik ortamda hazırlanan ve kağıda basılmayan bir fatura çeşidi olarak tanımlanabilir. E-fatura hazırlandıktan sonra Maliye sunucuları alıcı ve satıcıya iletimi görevini üstlenir. E-fatura ve e-arşiv olmak üzere iki farklı türü olan elektronik faturanın itiraz süresi, iptali ve iadesi kağıt faturaya göre farklıdır.
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunucuları üzerinden alıcıya ve satıcıya iletilen e-fatura, her iki tarafın da elektronik fatura kullanıcısı olduğu durumlarda kullanılan elektronik fatura çeşidi olarak tanımlanabilir.
E-fatura kapsamında bulunmayan vergi mükellefi tüzel kişilere ve aynı zamanda vergi mükellefi olmayan gerçek kişilere elektronik ortamda yani e-mail üzerinden yapılan fatura gönderim şekline e-arşiv denilir. E-arşiv fatura isteğe bağlı olarak beyaz A4 kağıt üzerine çıktı alındıktan sonra kağıt olarak da iletilebilmektedir.
Yurt dışına mikro ihracat gerçekleştiren firmalar da e-arşiv fatura kesebilirler. Hizmet ihracı yapmaları halinde faturalarını e-arşiv fatura olarak düzenleyebilirler. Ancak KDV muafiyeti için yapılacak e-arşiv fatura gönderimi sırasında sistemden doğru kodun seçilmesi çok önemlidir.
Matbu faturada olduğu gibi dövizli işlemlerin e-fatura ile de gerçekleştirilmesi mümkündür. E-fatura ve e-arşivi birlikte kullanarak herkese dijital ortamda fatura kesilebilir.
2020 ve 2021 yılı brüt satış hasılatları 2022 ve müteakip hesap dönemleri için 3 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin e-fatura ve e-arşiv uygulamalarına geçişi zorunlu tutulmaktadır.
e-Fatura’nın Avantajları Nelerdir?
Matbu fatura işe satış gerçekleştirilmesi süreci işletmeler açısından büyük bir iş gücü anlamına gelebilir. Matbu faturanın bastırılması, maliyeden onaylatılması, fatura yazılması, imzalanması, kaşelenmesi, zarflanması, kargolanması, faturanın kargo aracılığıyla müşteriye ulaşıp ulaşmadığının takip edilmesi, zamanında tahsilatın yapılması, fatura kopyalarının arşivlenmesi gibi süreçler ek iş yükü olarak kabul edilebilir.
e-Fatura kullanılmasıyla birlikte matbu fatura ve beraberindeki iş yükü ortadan kaldırılabilir. Böylece işletmede söz konusu operasyonel süreci yürütecek olan personel kaynağı ve kullanılacak finansal kaynaklar işletmenin geliştirilmesi amacına yönelik olarak kullanılabilir.
Bunun yanı sıra e-Fatura kullanmanın matbu fatura kullanmaya göre birtakım farklı avantajları da vardır:
- e-Fatura kullanmak işletmelerin maliyetlerinin düşmesini sağlar. Kağıt, zarf, mürekkep, postalama, arşivleme, mutabakat gibi masraflar ortadan kalkmış olur.Matbu faturadan çok daha yüksek rakamlara ulaşabilen birim başı ortalama maliyet, e-Fatura söz konusu olduğunda kuruşlar seviyesindedir.Faturaların çok daha hızlı bir şekilde hazırlanabiliyor olması zamandan büyük ölçüde tasarruf edilmesini sağlar.
- Tahsilatlar hızlanır ve işletmeler nakit akışlarını çok daha kolay bir şekilde kontrol altına alırlar. Müşterilerine faturalarını anında ulaştırabilirler. Faturada herhangi bir yanlışlık yapılması halinde anında müdahale edilebileceği için hatalardan kaynaklanabilecek gecikmeler önlenir. Faturaların müşteriye ulaşıp ulaşmadığı, açılıp açılmadığı kontrol edilebilir.
- Faturaların bir yığın haline gelmesi önlenir. Yasal zorunluluk her faturanın 10 yıl saklanmasıdır. Bu da işletmeler açısından son derece ciddi bir arşiv sorunu anlamına gelir. e-Fatura sayesinde söz konusu olan dijital arşivleme dosyalar arasında kaybolma sorununu ortadan kaldırır. İşletmeler diledikleri zaman dijital ortamda eski faturalarına ulaşabilirler. Diğer yandan fatura saklamanın getirdiği iş yükünden ve maliyetten de kurtulmak mümkün olur.
- İşletmelerin e-Fatura kullanması muhasebecilerle olan çalışma sürecini de kolaylaştırır. Muhasebe sistemiyle entegre edilebildiğinden muhasebe süreçleri çok daha kolay ve hızlı bir hale gelir. Faturaların her ay muhasebeciye iletilmesi yerine her an senkronize bir şekilde çalışma imkanı elde edilir. Bu sayede olası hatalar önlenir. İşletmelerin kurumsal kimliğine profesyonel bir görünüm kazandırılır.
- Aynı zamanda e-Fatura kullanmak gereksiz kağıt israfının önlenmesini ve doğanın korunmasını sağlayan bir etken olarak da ön plana çıkar.
Kimler e-Fatura’ya Geçebilir?
e-Fatura’ya geçiş için herhangi bir ciro kısıtlaması olmamakla birlikte gerçek ya da tüzel kişiliğin olması gerekmektedir. Diğer bir deyişle ticari firma olarak yalnızca anonim şirket, limited şirket ve gerçek/şahıs şirketi statüsündeki mükelleflerin elektronik fatura uygulamasından yararlanması mümkündür. e-Fatura’ya geçiş için herhangi bir ciro kısıtlaması olmadığından cirosu e-Fatura’ya zorunlu geçiş limitinin altında kalan işletmeler de istedikleri takdirde elektronik fatura kullanıcısı olabilmektedirler.
2020 ve 2021 yılı cirosu 4 milyon TL ve üzeri olan firmaların 1 Temmuz 2022 tarihine kadar e-Fatura ve e-Arşiv sistemlerine; 01 Temmuz 2021 tarihinden sonra e-Fatura mükellefi olan firmaların da 01 Ocak 2023 tarihinde e-defter uygulamasına geçiş yapması zorunlu tutulmuştur.
İşletmeler e-Fatura’ya geçiş zorunlulukları olmasa dahi e-Fatura avantajlarından yararlanmak için isteğe bağlı olarak e-Faturaya geçiş yapabilirler. e-Fatura kullanmaya başlanması halinde işletmeler kağıt fatura düzenleyemezler.
İşletmelerin e-Fatura gönderdiği tarafın da e-Fatura kullanıcısı olması zorunlu değildir. İşletme e-Fatura düzenleyip karşı tarafa gönderir. Karşı tarafa e-Arşiv olarak giden faturanın mali değeri vardır. Diğer yandan yalnızca e-Fatura sistemine geçiş yapan işletmeler, e-Fatura kullanmayan kişilere ve firmalara kağıt ortamında fatura kesmeye devam edebilirler. e-Arşiv ve e-Fatura sistemlerinin ikisine birden kayıt yapılması halinde bu durumda da faturanın e-Fatura olarak hazırlanması gerekir.
İşletmeler hazırladıkları faturaları müşterilerine elektronik ortamda ilettiklerinden elektronik faturaların çıktısını almalarına gerek yoktur.