Maaş Bordrosu Nedir?

Bir çalışanın belirli bir dönem için aldığı maaşın ayrıntılarının ve bileşenlerinin yer aldığı belge, “maaş bordrosu” olarak adlandırılır. Genellikle aylık olarak hazırlanan maaş bordrosu, çalışanın aldığı maaşın detaylı bir özetini sunarak çalışan ve işveren arasındaki finansal işlemlerin kaydının tutulmasını sağlar. Maaş bordrosu, çalışanların maaşlarının hesaplanması sürecinde kullanılmasının yanı sıra çalışanların kendilerine ödenen maaşın doğruluğunu kontrol etmesine yardımcı olur.

Maaş bordrosu işverenin maaşla çalışan işçilere yaptıkları iş karşılığında verdikleri ödemeleri, tüm vergiler ve kesintiler ile birlikte gösterir. Bu nedenle, maaş bordrosunun işçinin çalıştığı süre boyunca dönemsel olarak ve sistematik bir şekilde düzenlenmesi gerekir.

İşveren, maaş ödediği her çalışan için maaş bordrosu ödemek zorundadır. Her maaş döneminde 2 maaş bordrosu düzenlenmekte olup bunların biri çalışanda diğeri işverende kalır. İşveren tarafından oluşturulan bordro, söz konusu ödemenin yasal bir şekilde yapıldığını gösterme özelliğine sahiptir. 

Maaş bordrosunda bulunması gereken bilgiler söz konusu işlemin tabi tutulduğu kanuna bağlı olarak farklılık gösterebilir. Maaş bordrosu resmi bir belge niteliği taşımakta ve ödemelerin yasal olarak vergilendirilmesi noktasında kritik bir öneme sahiptir. Memur olarak çalışan ve maaşlarını ayın 14’ünde alan işçiler maaş bordrolarını e-Devlet üzerinde görebilir. Özel sektörde çalışan kişilerin maaş bordrolarını çalıştıkları işyerinin muhasebe departmanından ya da insan kaynakları bölümünden talep etmesi mümkündür. 

Maaş bordrosunda, işverenin çalışanına yaptığı iş karşılığında her ay ödediği ücretin yanı sıra tüm vergiler ve kesintiler de açıkça gösterilir. Personel çalışmaya devam ettiği sürece maaş bordrosunun periyodik olarak düzenlenmesi gerekir. Bordro maaş ve ücret adı altında iki farklı ana başlıkta incelenebiliyor olsa da, kişinin durumuna ve işin niteliğine göre farklı şekillerde tanımlanabilir.

Söz konusu cetvel, işverenin çalışana yaptığı iş karşılığı ödeme yaptığının kanıtı olarak kabul edilir. Bu açıdan hem işveren hem personel için güvence kaynağı haline gelen bir belgedir. Belgeye işlenecek özel ve yasal kesintiler muhasebe departmanı tarafından titizlikle işlenmelidir. Maaş bordrosu talep etmesi halinde personele verilebilir.

Maaş Bordrosu Nereden Alınır?

Çalışanların maaş bordrosunu iş yerlerinin insan kaynakları departmanından ve e-Devlet üzerinden alması mümkündür. e-Devlet sistemi özel sektör ve kamu çalışanlarına maaş bordrolarını online bir şekilde alma ve sıra beklemeleri gerekmeden istedikleri zaman edinme imkanı sunar. 

Bu işlemi yapabilmek yani maaş bordrosunu alabilmek için öncelikle e-Devlet sistemine giriş yapmak gerekir. Daha sonra Kurumlar bölümü seçilir. Listelenen seçenekler arasından Hazine ve Maliye Bakanlığı alternatifi tercih edilir. Açılan sayfada bordro işlemleri seçeneği görülebilir ve buradan bordro hesaplama işlemi kolayca yapılabilir. İhtiyaç duyulduğu zamanlarda maaş bordrosunu alma işlemi yalnızca birkaç tıklamayla hızlı ve kolay bir şekilde tamamlanabilir.

Maaş Bordrosu Neden Önemlidir?

Maaş bordrosu, işverenlerin personellerine yaptıkları ödemelerin yasal olarak gerçekleştiğinin kanıtı niteliğindedir. Maaş bordrosu, ödemelerin yasal bir şekilde vergilendirilmesi için gereklidir. Personelin, çalıştığı süre boyunca hak ettiği tüm kazançlar maaş bordrosunda bildirilir. Aynı belge üzerinde işveren kesintileri de yer alır. Maaş bordrosu son derece detaylı bir belgedir ve bu nedenle olası anlaşmazlıklarda delil niteliği taşımaktadır. Son derece önemli ve resmi nitelik taşıyan bir belge olduğu için maaş bordrosu hazırlanırken ve imzalanırken dikkatli olmak gerekir.

Bordronun İmzalanması Zorunlu mu?

Bordronun imzalanması zorunlu olmamakla birlikte maaş ispatı gibi konularda son derece önemli bir belge olduğundan imzalanması önerilir. Yasal bir sorun yaşanması durumunda imzalanmış bordro daha önemli bir hale gelebilir.

Maaş Bordrosunda Neler Var?

Maaş bordrosunda bulunması gereken bazı önemli detaylar vardır. Maaş bordrosunda mutlaka bulunması gereken hususlar; 4857 sayılı İş Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu kapsamında açıklanmaktadır.

4857 Sayılı İş Kanununa Göre Maaş Bordrosunda Bulunması Gereken Hususlar Nelerdir?

İşverenlerin maaş bordrosu düzenlerken 4857 sayılı İş Kanununu dikkate alması gerekir. Kanun kapsamında belirtildiği üzere maaş bordrosunda bulunması gereken hususlar aşağıda sıralanmıştır:

• Maaş bordrosunun ait olduğu çalışanın adı ve soyadı
• Ödemenin günü ve ait olduğu dönem
• Hafta tatili, fazla çalışma ve bayram ücretleri gibi asıl bedele yapılan ekleme tutarları
• Vergi, avans mahsubu, sigorta primi, nafaka ve icra gibi kesintiler
• Ödeme günü
• İşveren ya da işveren adına çalışan kişilere ait imza 

İşveren maaş bordrosunu düzenlerken tüm bilgilerin eksiksiz bir şekilde işlendiğinden emin olmalıdır. Personel de dokümanı incelemeli ve daha sonra imzasını atmalıdır.

213 Sayılı Vergi Usul Kanunu’na Göre Maaş Bordrosunda Yer Alması Gereken Hususlar Nelerdir?

Maaş bordrosu, 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 238’nci maddesine göre fatura yerine geçen belgelerden biri olarak kabul edilir. Bu kapsamda, işçilik giderlerini kanıtlar nitelikte bir belge olma özelliğine sahiptir. İlgili kanuna göre maaş bordrosunda bulunması gereken belgeler aşağıda sıralanmıştır:

• Hizmet erbabının adı – soyadı, ücretin alındığına ilişkin imzası ya da mührü
• Saatlik, günlük, haftalık, aylık ya da parça başı olmak üzere birim ücret
• Varsa vergi karnesine ait tarih ve numara
• Personelin çalışma süresi
• Ücret üzerinden hesaplanan vergi tutarı

Vergi Usul Kanununa göre belgede işçinin ve işverenin imzası yer almalıdır. Buna ek olarak belgeyi düzenleyen kişinin de imzası bulunmalıdır. Bordronun düzenlemesiyle ilgilenen kişi işveren olabileceği gibi bir müdür ya da personel de olabilir. Maaş bordrosunun düzenlenmesi yükümlülüğü şirketlerin insan kaynakları birimine ya da muhasebe departmanına aittir.

5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununa Göre Maaş Bordrosunda Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?

Maaş bordrosunun düzenlenmesi sırasında, yukarıda yer alan hususların yanı sıra 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu da göz önünde bulundurulmalıdır. Söz konusu kanuna göre, sigortalı çalışana ilişkin bazı bilgiler de maaş bordrosunda yer almalıdır. Bu bilgiler aşağıda sıralanmıştır:

• İş yeri sicil numarası
• Belgenin ait olduğu ay
• Sigortalıya ait sosyal güvenlik sicil numarası
• Sigortalının adı – soyadı
• Ücret ödenen gün sayısı
• Ödenen ücretin miktarı
• Sigortalının ücreti
• Ücretin teslim alındığına ilişkin olarak sigortalı çalışana ait imza

Maaş Bordrosunda Hangi Unsurlara Dikkat Edilmeli?

Maaş bordrosu, resmi niteliğe sahip olduğu ve gerekli durumlarda davalarda delil olarak kullanıldığı için titizlikle düzenlenmelidir. Kanunların belirttiği tüm bilgiler maaş bordrosunda eksiksiz bir şekilde yer almalıdır. Bordrolama işlemi sırasında dikkat edilmesi gereken diğer unsurlar aşağıda sıralanmıştır:

• Maaş bordrosunda gelir vergisi detaylı bir şekilde gösterilmelidir.
• Yıllık izinler detaylı olarak gösterilmelidir.
• Görev ve bölüm gibi unsurlar detaylandırılmalıdır.
• Ödeme türleri detaylı bir şekilde gösterilmelidir.
• Mesai saatlerini gösteren alanlar boş bırakılmamalıdır.

Bu noktalara dikkat edilerek yapılan bir düzenleme işlemi, eksiksiz bir maaş bordrosu hazırlanmasını sağlayacaktır. İlgili cetvel her ay aynı bilgileri içerecek şekilde doğru ve eksiksiz bir şekilde hazırlanmalı ve çoğaltılmalıdır. Ücret bordrosu parametresinde ise asgari ücret, PEK taban-tavan sınırları ve engellilik indirimi gibi çeşitli veriler bulunmaktadır. Ayrıca SGK ve vergi istisnaları, çocuk parası ve vergilendirilebilir gelir dilimleri bordro parametreleri arasında sıralanabilir.