Mali Mühür Nedir ve Nasıl Alınır?

Son dönemlerde firmalar tarafından son derece yaygın bir şekilde kullanılan mali mühür, resmi işlemlerin gizliliğinin ve güvenliğinin sağlanmasını esas alır. E-fatura ve diğer yasal belgelerin bütünlüğünü ve içeriğini garanti altına alıp gizliliğini koruyan mali mühür ilgili belgelerin elektronik ortamdan ilgililere iletilmesi ve elektronik ortamda saklanması sırasında güvenliği ve gizliliği sağlayan elektronik bir kaşe olarak tanımlanabilir. USB cihazı görünümünde olan mali mühür bir kurumsal e-imza türü olarak da kabul edilebilir.

Mali Mühür Sertifikası Nedir?

USB cihazı görünümünde olan mali mühür TÜBİTAK tarafından ulaştırılmakta olup elektronik kaşe yerine geçebilir. Tüzel firmalar elektronik fatura kullanıcısı olmak istedikleri takdirde mali mühür başvurusu yapmalıdırlar.

Mali Mühür Başvuru Süreci

Mali mühür alınması için Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin internet sayfası üzerinden başvuru yapılıp mali mühür ücreti TÜBİTAK’a iletilmelidir. İlgili ödeme bankaların internet şubelerinden veya mobil şubelerinden vergi kimlik numarası ile sorgulatılıp yapılabilir.

Mali Mühür Ne İşe Yarar?

Mali mühür elektronik fatura başvuru aşamasında firmanın sisteme tanımlanması amacı ile kullanılabilir. Böylece kurumun bilgileri doğrulanır. Mali mühür, Mali Mühür Elektrona Sertifika Hizmet Sağlayıcısı tarafından oluşturulmuş sertifikaların, tüzel kişilerle kurumların ve kuruluşların oluşturduğu elektronik faturaların ve diğer belgelerin kaynağını, içeriğini ve bütünlüğünü garanti altına alır. Böylece söz konusu belgelerin iletilmesi ve arşivlenmesi sırasında güvenlik ve gizlilik sağlanmış olur. 

Mali Mühür Kimler Tarafından Kullanılır?

Mali mühür kurumun yetkili olarak bildirdiği şahıslarca kullanılır. Ancak kurum içerisinde yetkili olan kişiler değiştiği takdirde ilgili kişilerin yerine atanan yeni yetkililer kısa süre içerisinde seçilmeli ve yetkili birimlere gerekli bildirimler yapılmalıdır.

Mali Mühür İle İlgili Önemli Bilgiler

Kamu SM başvuru sayfası üzerinden mali mühür başvurusu yapıldığında yalnızca sertifika için başvuru yapılmış olur. e-Fatura Uygulama ve e-Defter Uygulama başvurularının Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden yapılması gerekir. Alınan Mali Mühür Sertifikası’nın her iki uygulamada da kullanılması mümkündür.

• E-fatura kullanmak isteyenlerin mali mühür başvurusunda bulunması zorunludur.
• Mali mühür başvurusu TÜBİTAK BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin internet sayfası üzerinden başvuru formu doldurularak yapılır.
• Başvuru ile birlikte ücret TÜBİTAK’a iletilmelidir.
• Mali mühür elektronik fatura başvurusu sırasında firmanın sisteme tanımlanması için kullanılarak firmanın bilgilerinin doğrulanması sağlanır.
• Eğer şahıs firması varsa e-faturaya mali mühür yerine e-imza ile de başvurulması söz konusu olabilir.
• Firma unvanı değiştiği takdirde mali mühür geçerliliğini kaybeder. Firma unvanının yenilendiği durumlarda yeni unvanla birlikte yeniden mali mühür başvurusunda bulunulmalıdır.
• Mali mühür 3 yılda bir yenilenmelidir.

E-İmza ile Mali Mühür Arasındaki Farklar Nelerdir?

E-imza ve mali mühür birbirinden tamamen farklı olmakla birlikte sık sık aynı şey olarak değerlendirilirler ve karıştırılırlar. E-imza ile mali mühür arasındaki en önemli fark e-imzanın firma yerine şahsa verilmesi ve kişinin ıslak imzası yerine geçmesidir. Şahıs firması olarak elektronik fatura kullanıcısı olmak isteyenler başvurularını mali mühür yerine elektronik imza ile de yapabilirler.

Mali Mühür Yenileme Başvurusu Nasıl Yapılır?

Sertifika süre bitimine üç ay kala mali mühür yenileme işlemleri başlar. Kamu SM sistemde kayıtlı olan e-mail adresi üzerinden gerekli bilgilendirmeyi sağlar. Sürenin bitiminde yetkililer başvuru talebi sürecinde gerçekleşen maddeleri tekrarlarlar. 

Yabancı Ortaklı Firmaların Mali Mühür Başvuru Süreci

%100 yabancı ortaklı kurumların mali mühür başvurusunda bulunabilmesi için;

• Kaşeli ve imzalı Mali Mühür Başvuru Formu ve Taahhütnamesi,
• Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi’nin imzalı aslı,
• Şirket kuruluş sözleşmesinin bulunduğu Ticaret Sicil Gazetesi’nin Noter Onaylı Örneği (eğer sonradan unvan değişikliği yapıldıysa, en son unvanın ilan edildiği Ticaret Sicil Gazetesi’nin noter tasdikli örneği de eklenmelidir)
• Başvuru formunu şirket adına imzalayan kişinin ya da kişilerin yetkili olduğuna dair şirket imza sirkülerinin Noter onaylı örneği ibraz edilmelidir.

Sertifika Sorumlusu olarak T.C. vatandaşı bir personel bildirilmelidir. Sertifika Sorumlusu mali mühür sertifikasının tesliminde muhatap alınacak kişidir. Devamında başka bir sorumluluğu yoktur. 

E-İmza Nedir?

E-imza dijital dönüşümün oldukça yoğun olduğu günümüzde hayat kolaylaştıran çözümlerden biridir. Islak imza ile aynı amaca hizmet eden e-imza fiziki ortamda değil elektronik ortamda oluşturulur. Islak imza gibi tek bir şekle sahip değildir. Belirli sembollerden, karakterlerden ve harflerden oluşan ve imzalayan tarafın kimliğiyle örtüşen bir veri olma özelliğine sahiptir. 

E-imza hukuki olarak ıslak imza ile aynı göreve sahip olmakla birlikte veraset ve intikal, evlenme, üçüncü tarafın şahitliğine gereksinim duyulan emlak alım satım işlemi gibi durumlarda bazı istisnalar söz konusudur.

Elektronik imzanın kurumsal elektronik imza ve bireysel elektronik imza olmak üzere iki farklı çeşidi vardır. Islak imza atabilmek için gereken hukuki ehliyete sahip olan herkes elektronik imza atma yetkisine de sahiptir. Elektronik imzanın firma adına atılacağı durumlarda e-imza yetkisine sahip olacak kişinin firma tarafından seçilmesi gerekir.