Mutabakat ve e-Mutabakat Nedir? Mutabakat Nasıl Yapılır?

Aralarında iş anlaşmaları bulunan firmaların aralarındaki borç ve alacak ilişkilerini karşılıklı olarak teyit edebilmesi için muhasebe birimleri arasında kurulan iletişim mutabakat olarak isimlendirilir. Mutabakat muhasebe işlemlerinde hesapların kontrolü açısından son derece önemli bir kavramdır ve sıklıkla kullanılmaktadır.

Türk Ticaret Kanunu kapsamında, şirketlerin belirli dönemlerde mutabakat yapma yükümlülüğü vardır. Şirketlerin bu yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için mutabakat dönemlerini belirli dönemlerde yapmaları gerekir. Eğer hesap dönemleri hakkında yasal bir gereklilik ya da taraflar arası bir sözleşme bulunmuyorsa her yılın son günü tarafların hesabı kapatacağı gün olarak kabul edilir.

Kelime anlamı anlaşma, uzlaşma olan mutabakat aynı zamanda işletmelerin hesap defterleri arasındaki uyumun kontrol edilmesini sağlayan bir formdur. İşletme hesap defterinin uyumunun borç alacak bakiyesinin karşılıklı teyidi yoluyla kontrol eden cari mutabakat işlemleri ticari işletmeler açısından çok önemlidir. Olumsuz mutabakat formu, olumlu mutabakat formu ve bakiyesiz mutabakat formu olmak üzere 3 farklı şekil bulunur.

Olumsuz Mutabakat Formu: Müşteriye bir bakiye bildirilir ve bu bakiyede mutabık olunmadığı durumlarda müşteriden hesap bakiye bilgisi istenir. Mutabık olunduğu durumlarda müşterinin cevap vermesine gerek yoktur. 

Olumlu Mutabakat Formu: İşletme müşteriye mutabakat formu gönderdikten sonra uzlaşma olsa da olmasa da yanıt verilmesi gerekir.

Bakiyesiz Mutabakat Formu: İşletme müşterisine bakiye miktarının belirtilmediği form göndererek bakiye bilgisini talep eder. 

İşletmelerin kendi aralarında yaptıkları mutabakat cari mutabakat ve BA/BS mutabakatı olmak üzere iki ayrı bölümde incelenebilir.

Cari Mutabakat: Birlikte çalışmakta olan işletmelerin yıl sonlarında cari hesapları arasındaki borç-alacak ilişkisinin izlenmesini ve bu sürece ilişkin bilgi alışverişinde bulunmasını sağlar. Cari mutabakat süreci yazışmalarla, mektuplaşmalarla ve cari hesap evraklarının paylaşımıyla sürdürülür. İlişkide olan kuruluşların birbirleri ile sürekli şekilde iletişimde olmaları ve doğru bilgi paylaşımında bulunmaları sağlıklı bir cari mutabakat yapılması açısından çok önemlidir.

BA/BS Mutabakatı: Herhangi bir işletmede bir ay içerisinde KDV hariç olmak üzere 5.000 TL ve üzeri alınan (BA) faturalarla işletmenin kendisinin düzenleyip gönderdiği faturaların (BS) beyan edilmesi için düzenlenen formdur. BA bildirim alış, BS bildirim satış anlamına gelir. BA/BS formları mutlaka her ay düzenlenmeli ve Vergi Dairesi’ne beyan edilmelidir.

Cari Hesap Mutabakat Formu Nedir

İşletmeler firmalarla yaptıkları mal alımlarının ve müşterilerle yaptıkları satışları düzenli olarak kontrol ederler. Bu aşamada cari hesap mutabakat formunun doldurulması gerekir. Cari hesap mutabakat formu sayesinde yapılmış olan tüm mal alım ve satım işlemlerinin kontrol edilmesi mümkündür. İşletmeler arasında sürdürülen anlaşma prensibine dayanan mutabakat formuyla işletmelerin hesapları arasında bir tutarsızlığın bulunup bulunmadığının kontrolü gerçekleştirilir. Cari hesap mutabakat formu hazırlandıktan sonra karşı firmaya gönderildiği gibi karşı firma da kendi hazırlayıp kaşelediği imzaladı cari hesap mutabakat formunu gönderir. 

E-Mutabakat Nedir?

Teknolojideki değişikliklere bağlı olarak farklı çözümlerinin geliştirilmesi sonucunda pek çok kurumsal işlem dijital ortama taşındı ve süreçler daha kolay bir hale geldi. E-mutabakat ise muhasebe departmanının işlerini ciddi anlamda kolaylaştıran işlemlerden biri olma özelliğine sahiptir. 

İki firma arasında sürdürülen borç alacak ilişkisinin ve cari hesapların kontrolünün yapılmasını sağlayan mutabakat işlemi eski yöntemler kullanılarak yapıldığında muhasebe departmanı açısından son derece uzun ve zahmetli bir süreç haline gelebilir. Firmaların bilgilerini birbirine ayrı ayrı göndermesi, arada ortaya çıkan uyuşmazlıklar sonucunda tarafların işlemi reddetme süreci ve düzenlenen bilgilerin yeniden paylaşılması gibi adımların manuel olarak gerçekleştirilmesi sürecin uzamasına ve zaman kaybına neden olabilmektedir. e-mutabakat uygulaması ise sürecin dijital boyuta taşınması sayesinde firmaların iş yükünün önemli ölçüde azalmasını sağlar. 

E-mutabakat cari hesapların toplu bir şekilde gönderilmesini, dip toplamları almayı, tüm verileri raporlamayı, mutabakat dönüşlerinin zamanlamasını takip etmeyi sağlar. Bunlara ek olarak;

• Hesap açıklarının önlenebilmesi için SMS gönderme,
• Sorunlu müşterileri belirleme,
• Diğer işletmeler ile olan ilişkilerin kontrol edilmesi,
• Mutabakat dönülerinin planlanması,
• Sistem üzerinden karşı tarafa not yazılabilmesi,
• Cari hesap mutabakat formunun .xlsx cari hesapları kontrol etmeyi kolaylaştırması,
• Birden fazla işletme için sistemin kullanılabilmesi gibi bazı özellikleri de barındırır.

E-Mutabakat Neden Faydalıdır?

Cari hesap mutabakat işlemleri çoğunlukla kağıt üzerinde hazır hale getirildikten sonra faks ya da telefon aracılığıyla karşı firmaya iletilirdir. Bu durum, zaman kaybına yol açan zahmetli bir süreç yaşanmasına neden olurdu. E-mutabakat ise birçok avantaj sağladığı için günümüzde sıklıkla kullanılmaktadır.

• E-mutabakat işlemlerinde gönderim e-mail yoluyla yapıldığından süreç daha kolay ilerler ve zamandan tasarruf edilmiş olur. 
• Arşivleme, kargo, kağıt gibi masraflara gereksinim duyulmadığından daha düşük maliyetlidir.
• Daha az kağıt tüketilmesi nedeniyle çevre dostu bir özellik taşır.
• Excel ile veri kaydetme ve alma özelliği bulunan tüm sistemlerle uyumlu bir şekilde çalışabilir.
• Sistem üzerinde kayıtlı bir şekilde bulunan dataya hızlı ve kolay bir erişim imkanı sağlar. 
• Yasal zeminde daha hızlı dönüşler almayı mümkün hale getirir.