Ön Muhasebe İle Genel Muhasebe Arasındaki Farklar Nelerdir?

Ön muhasebe şirkete gelen evrakların ilk kayıt işlemi olup şirketin finansal yönetimini sağlayacak her tür verinin takip edilmesini sağlar. Şirketin kendi bünyesinde tutulan ön muhasebe işletmenin nakit parası, stokları, faturaları, banka hesapları, müşterileri, çekleri, senetleri gibi temel unsurlara ilişkin kayıtları ve hareketleri takip etmek için kullanılır. 

Ön Muhasebede Hangi İşlemler Yapılır?

Cari hesap takibi, fatura kesme ve takibi, banka hesap takibi, gelir gider takibi, online tahsilat, raporlama ve stok takibi başlıca ön muhasebe işlemlerindendir.

Şirketlerin müşteri ve tedarikçi hesaplarının toplamı olan cari hesaplarda her tür alım satım işlemi, tahsilat, ödeme, borç ve alacak takibi cari hesap takibi ile yapılabilmektedir. Satış ve alış işlemleri gerçekleştirilirken ön muhasebe işlemleri kapsamında faturalar ve irsaliyeler takip edilmelidir. Bunların düzenli bir şekilde takip edilmesi ilerleyen dönemlerde işletmeye büyük faydalar sağlayabilir.

Ürün alım satımı yapan firmalar için depolarında bulunan malların takibi en önemli konuların başında gelir. Ön muhasebe işlemleri arasında sayılan stok takibinin düzenli yapılması aynı zamanda firmalara en çok satılan ürünleri hakkında bilgi sahibi olma ve planlamalarına bu doğrultuda yön verme imkanı da sağlar. Bu konuda en mantıklı yaklaşım firmaların en çok satılan ürünlerinden ellerinde her zaman asgari miktarda bulundurmaya özen göstermesi ancak stok biriminden de uzak durulmasıdır. 

Firmalar her zaman alışverişlerini nakitle yapmazlar. Ticari hayatın ayrılmaz unsurlarından olan çek ve senetler mal alırken de mal satarken de kullanılabilir. Bu nedenle çek ve senet takibi titizlikle yapılmalıdır. Eğer firma kendisine olan borç karşılığında çek alıp müşteriye olan borç karşılığında çeki bozdurmaksızın cirolama yapıyorsa çek takibinin yapılması ekstra önem kazanmaktadır. Aynı şekilde nakit akışının bilinmesi ve kontrolünün sağlanması için senetler de vadeleriyle birlikte takip edilmelidir.

Firmaların çalışanlarının maaşlarını, avanslarını, primlerini, vergi giderlerini takip etmesi, çalışanlarının bakiyelerini bilmesi ve ödemelerini bu doğrultuda planlaması gerekir. Eğer çalışanlar şirket adına ceplerinden harcama yapıyor ve bunları masraf olarak gösteriyorsa bu konu da titizlikle takip edilmelidir.

Bankaya yatırılan ve bankadan çekilen paralar, ödenen çekler ve senetler,  hesaba gelen ve hesaptan gönderilen para transferleri nakit akışı olarak değerlendirilir. Firmanın nakit akışının yönetilebilmesi için kasa/banka hesap takibi düzenli olarak ve dikkatli bir şekilde yapılmalıdır. 

Genel Muhasebe Nedir?

Tüm kuruluşların mali işlemlerinin kaydedilmesi, sınıflandırılması ve raporlanması işlemleri genel muhasebe olarak tanımlanır.  Bu sayede kuruluşların varlıkları, kaynakları, gelirleri ve giderleri ortaya koyulup sınıflandırılabilir. Böylece işletmelerin varlıklar, sermayesi, borçları belirlenip işletme faaliyetlerinin kontrol altında tutulması sağlanır. 

Genel muhasebe diğer bir deyişle ön muhasebe kaydedilen işlemler için bir sonraki adımdır. Ön muhasebede kaydedilen işlem yeniden kaydedilir, sınıflandırılır, raporlama ve analiz için daha uygun bir hale getirilir. Genel muhasebe işlemleri muhasebe eğitimi almış muhasebeciler ve mali müşavirler tarafından gerçekleştirilmelidir.

Ön Muhasebe Nasıl Yapılır?

Ön muhasebe bir işletmenin finansal işlemlerinin rutin bir şekilde işlemesini sağlıyor olması nedeniyle büyük bir dikkat gerektirir. Ön muhasebe firmanın mali kayıtları, çek, kasa, banka, irsaliye, tahsilat, stok takibi gibi birçok detay içerir. Bu nedenle herhangi bir karışıklığa yol açmayacak düzen benimsenmeli ve takipler aksatılmadan yapılmalıdır.

Ön muhasebe yapılırken kullanılan en geleneksek yöntem defter tutmadır. Tüm ön muhasebe hareketlerinin deftere yazıldığı bu yöntem tahmin edileceği üzere birçok risk barındırır.

Excel’e kaydedilerek yapılan ön muhasebe işin içerisine formüllerin ve fonksiyonların girmesiyle giderek karışık bir hale gelebilir. Ayrıca dosyanın yalnızca bilgisayarda tutulması ve yedeklenmemesi durumunda veri kaybı gibi durumlarla da karşılaşılabilir. 

Diğer bir yöntem ise işletmelerde görevli bir ön muhasebe elemanı tarafından kullanılan masaüstü yazılımı ile ön muhasebe yapılmasıdır. Bu durumda yazılımın lisans ücreti, gerekli danışmanlık ücretleri ve personel maliyeti de göz önünde bulundurulmalıdır.

Ön Muhasebe Genel Muhasebe Farkı

Ön muhasebe işlemleri temel olarak genel muhasebe işlemleri için bir hazırlık aşaması olarak değerlendirilebilir. Fatura takibi, çek – senet takibi, gelir-gider takibi gibi işlemlerin ön muhasebe kapsamında düzenli olarak yapılması hem firma sahibinin anlık olarak işletmesinin finansal durumuna hakim olmasını sağlar hem de mali müşavirlerin işlerini bir nebze de olsa kolaylaştırır.

Ön muhasebenin düzenli bir şekilde tutulması genel muhasebenin daha düzenli tutulmasını sağlayan önemli bir etkendir. Genel muhasebe işlemleri ile işletmelerin ön muhasebe verileri alınır, incelenir ve bir üst adıma taşınmış olur.

Ön muhasebe genel muhasebe işlemleri için hazırlanacak olan ilk evrakların, genel muhasebe ise devlet kurumlarını ilgilendiren beyanların üzerinde çalışır. 

Ön muhasebe işlemleri kapsamında işletmenin gelir-gider takibi, ödemelerin ve tahsilatların yapılması konuları bulunur. Genel muhasebe kapsamındaki hazırlanan finansal tablolar sayesinde daha geniş bir takip yapılması mümkündür.

Ön muhasebe işletmenin faturalarının kesilmesi ve sınıflandırılmasıyla ilgilenirken genel muhasebe vergi takibi ve ödemesi gibi konulardan sorumludur.