Teknolojinin büyük bir hızla ilerlemeye devam ettiği günümüzde iş hayatı da doğal olarak bu değişimlerden payını alıyor. e-Dönüşüm sürecinin başlamasıyla birlikte pek çok firma artık fatura kesme ve arşivleme gibi ön muhasebe işlemlerini elektronik ortam üzerinden gerçekleştiriyor. Özel entegratörler ise bu yolda işletmelerin en büyük yardımcılarından biri oluyor.
Özel entegratör kullanmak, e-Belge uygulamalarına geçildiğinde Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sunulan üç alternatiften biridir. Diğer alternatifler ise GİB Portal’ı kullanmak ve işletmenizde kendinize özel bir yazılım geliştirmektir. GİB Portal sınırlı özelikler sunduğu ve özel bir yazılım geliştirmek yüksek maliyetlere neden olduğu için özel entegratör kullanımı daha sık tercih edilir.
e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye gibi çeşitli belgelerin düzenlenmesi, gönderilmesi, arşivlenmesi ve raporlanması sürecine aracılık etme yetkisine sahip firmalara özel entegratör ismi verilir. Bu firmalar, Gelir idaresi Başkanlığının kriterlerini eksiksiz bir şekilde karşılamaları ve belirli testleri geçmeleri durumunda yetki alır. Yetkileri doğrultusunda işletme ve GİB sistemi arasında bir köprü görevi üstlenir. İşletmeler e-Belgelerini özel entegratörün sunduğu bir sistem üzerinden hazırlar. Sürecin geri kalanını ise otomatik olarak sistem yürütür.
İçindekiler
Özel Entegratör Ne İşe Yarar?
Entegratörün kelime anlamı entegrasyon sağlayandır. Entegrasyon ise dijitaldeki iki sistemin birbirine bağlanması şeklinde tanımlanabilir. Bu kapsamda özel entegratör işletmelerdeki bir bilgisayarı GİB sunucularınan bağlar ve sizin herhangi bir teknik detayla ilgilenmeniz gerekmez.
Özel entegratörler hem GİB kurallarına hem yasal mevzuatlara uygun bir şekilde hareket etmektedir. Bu kapsamda e-Belgeleri ve işletmeye ait kayıtları tüm teknik detaylarıyla birlikte eksiksiz bir şekilde oluşturur. Aynı zamanda e-Belgelerin uzun süre boyunca güvenli bir şekilde arşivlenmesine de yardımcı olur.
Özel entegratörlerin sunduğu hizmet sadece e-Belge düzenlemek ile sınırlı değildir. Tüm e-belgeleri tek bir uygulama içerisinde 24 saat erişilebilir bir şekilde sunmalarının yanı sıra çeşitli entegrasyon imkânlarıyla ticari faaliyetlerinizi muhasebeleştirmeniz için de hizmet sunar. Buna bağlı olarak özel entegratörlerin e-Belge düzenlemeye ek olarak kapsamlı bir iş otomasyonu olarak kullanılabileceği de söylenebilir.
Özel Entegratör Seçerken Nelere Dikkat Etmek Gerekir?
Adlarından da anlaşılacağı üzere özel entegratörler özel firmalar olduğu için sundukları hizmetin kaliteli ve olanakları değişiklik gösterebilir. Bu nedenle özel entegratör seçmek çok önemli bir konu hâline gelir. Standart bir sistemin ötesinde size daha fazla avantaj sunacak ve iş süreçlerinizi kolaylaştıracak özel entegratörü bulmak için dikkat etmeniz gereken detaylar şu şekilde sıralanabilir:
Tercih edilecek olan özel entegratör mutlaka GİB Özel Entegratörler Listesi’nde yer almalıdır.
Özel entegratör güvenli ve güçlü bir altyapıya sahip olmalıdır.
e-Belge sistemine 7/24 kesintisiz erişim imkânı sunmalıdır.
İlgili yasa ve yönetmelikleri yakından takip etmeli ve sistemini sürekli olarak güncel tutmalıdır.
Temel işlevlere ek olarak işlerinizi kolaylaştıracak ek özellikler ve fonksiyonlar da sağlamalıdır.
Maliyeti işletme bütçesini zorlamayacak seviyede olmalıdır.
Yoğun e-Belge trafiğini kaldırabilecek özellikte bir sistem sunmalıdır.
Diğer muhasebe ve ERP uygulamaları ile uyumlu ve entegre bir şekilde çalışabilmelidir.
İşletmenizin ihtiyaçlarını doğru bir şekilde tespit etmeniz ve bu ihtiyaçları karşılayabilecek niteliklere sahip bir özel entegratör tercih etmeniz hâlinde sistemin sağladığı tüm avantajlardan faydalanmanız mümkün olabilir.
Özel Entegratörlerin Sağladığı Avantajlar Nelerdir?
e-Belge uygulamaların geçiş yapılırken GİB Portal’ın kullanılması durumunda imkânlar son derece kısıtlı olabilir. Bunun sonucunda Gelir İdaresi Başkanlığının sistemi e-Belge düzenleyen işletmeler tarafından nadiren tercih edilmektedir.
Şirket içi entegratör geliştirmek ise yüksek bütçelere sahip olmayı gerektirir. Geliştirilen özel yazılımın bakım ve güncelleme maliyetleri de göz ardı edilmemelidir. Diğer alternatifler söz konusu dezavantajları beraberinde getirirken özel entegratörler sağladıkları faydalar ile öne çıkar.
-Özel entegratörlerin sağladığı belli başlı avantajlar aşağıda sıralanmıştır:
-Özel entegratör kullanıldığında mesai saatlerine bağlı kalmaksızın 7/24 e-Belge düzenlemek mümkün olabilir.
-Mobil uygulama gibi imkânlar sayesinde özel entegratör sistemlerine her yerden erişilebileceği gibi cep telefonundan dahi e-Belge takibi yapılabilir.
-Özel entegratörler, sundukları hizmetlerin çokluğu ile kıyaslandığında son derece avantajlı bir maliyete sahiptir.
-Özel entegratörler genellikle çok hızlı çalışan sistemlere sahip olduğundan zaman tasarrufu sağlar.
-e-Belgeleri müşterilere gönderme ve GİB’e raporlama gibi süreçler otomatik bir şekilde gerçekleştirildiğinden iş yükünün hafiflemesi söz konusu olabilir.
-Diğer iş ve muhasebe programları ile birlikte çalışabilen özel entegratör sistemleri işleri kolaylaştırır.
-Hassas bilgiler içermekte olan e-Belgeler, GİB kurallarına ve yasal mevzuatlara uygun ve tamamen güvenli bir şekilde korunabilir.
-e-Belgelerin 10 yıla kadar arşivlenebilmesi sayesinde ihtiyaç hâlinde görüntülemek ve raporlamak mümkün olabilir.
-Özel entegratör sistemlerinde düzenlenen e-Belgelerde hata olması riski minimum düzeydedir. Olası hatalar ise son derece kolay bir şekilde düzeltilebilir.
-Düzenleme, arşivleme ve gönderme işlemleri dijital kanallarla yapıldığı için baskı, kargo ve saklama maliyetleri ortadan kalkmaktadır.
-Sistem sürekli güncellenerek her zaman için yasal mevzuatlara uygun durumda tutulması sağlanır.
-Özel entegratör firmalarındaki uzmanlar, herhangi bir konuda yardım ihtiyacı doğduğunda işletmelere destek sunar.
Özel Entegratör Yetkisi Nereden Verilir?
Özel entegratör yetkisi, GİB yani Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından verilir. GİB’in ehil görmediği herhangi bir kurumun özel entegratör yetkisi alması söz konusu değildir. Özel entegratör olmak için hem bu işi yapabilmek hem devamlılık sağlayabilip çözüm üretebilmek gerekir. Ayrıca özel entegratör hizmet verdiği mükelleflerin verilerini saklamakla yükümlüdür. Özel entegratörden hizmet almak aynı zamanda tüm e-Belge süreçlerini yöneten bir kurumla çalışma anlamına gelir.
