Şahıs Şirketleri e-Fatura Kullanabilir mi?

e-Fatura Nedir?

Yapılan alışveriş karşılığında hazırlanan elektronik fatura e-fatura olarak adlandırılır. E-fatura kağıda basılı faturaları kullanma gerekliliğini ortadan kaldırmıştır. E-fatura kayıt açısından da oldukça büyük bir kolaylıktır. E-fatura kullanabilmek için işlem yapan tarafların her ikisi de e-fatura kullanıyor olmalıdır. Bu durumda e-faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı aracılığıyla her iki tarafa ulaştırılabilir. Karşı tarafın e-fatura kullanmayan bir işyeri ya da gerçek kişi olması durumunda cep telefonuna sms ile ya da e-posta yoluyla gönderilen e-arşiv faturası yine sanal ortamda olmakla birlikte kağıda basılarak saklanması da mümkün olabilir.

Kimler e-Faturaya Geçebilir?

E- faturaya gerçek ya da tüzel kişiler geçebilir. Bunun için herhangi bir ciro alt sınırı bulunmaz. Ancak hasılatı 10 milyon TL’den fazla olan işletmelerin e-fatura kullanma zorunluluğu vardır. Bu rakamın altında hasılatı olan şirketler istedikleri takdirde e-faturaya geçme başvurusu yapabilirler. 

Şahıs Şirketlerinin e-Fatura Kullanması Mümkün müdür?

Gerçek ve tüzel kişiler; anonim şirketlerden, limited şirketlerden ve şahıs şirketlerinden oluşur. Diğer bir deyişle şahıs şirketlerinin e-fatura kullanmasına engel herhangi bir durum yoktur. Şahıs şirketlerinin e-fatura kullanabilmesi için Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne başvurarak cüzi bir bedel ödemesi yeterli olacaktır.

e-Fatura Kullanmanın Faydaları Nelerdir?

E-faturaya geçmek hem küçük hem büyük ölçekli işletmeleri için son derece avantajlı bir durumdur. Fatura kesmek için gereken maliyetin azaltılmasının yanı sıra tahsilat işlemleri hızlanacağı gibi basılı faturanın karmaşık sürecinden de kurtulmak mümkün olur. İşletmeler fatura bilgilerini kolayca depolar, yanlarında tablet ya da telefon bulunduğu herhangi bir anda fatura kesebilir ve kağıt israfından kurtulabilirler.

E-Arşiv Fatura Saklama Zorunluluğu Nedir?

E-arşiv fatura; kağıt üzerinde düzenlenip saklanması ve ibraz edilmesi gereken faturanın, düzenleyen tarafça ikinci nüshasının elektronik ortamda saklanması olup e-arşiv fatura kullanacak mükelleflerin e-fatura uygulamasına kayıt olma zorunluluğu vardır. E-arşiv fatura oldukça güvenli olduğundan sıklıkla tercih edilir. Aynı zamanda alıcısına elektronik ortamda ya da kağıt ortamında iletilebilir.

E-arşiv faturalarda karşı tarafa iletilen elektronik fatura, belgenin aslı olarak geçmekte ve ikinci nüsha gönderen tarafından elektronik olarak saklanmaktadır. Söz konusu faturaların hem saklanma hem de talep edilmesi durumunda elektronik ortamda saklanan belgelerin ibraz edilme zorunluluğu vardır.

Kullanıcılar e-arşiv faturalarını kendi sistemlerinde kayıt altına alma imkanına sahiptir. E-arşiv için mali mühüre ya da Nitelikli Elektronik Sertifika’ya yani NES’e ihtiyaç vardır. Bu şekilde onaylanabilir ve muhafaza edilebilirler. Saklanan belgelerin alıcısına gönderildiği sırada kağıtla aynı şekilde olması zorunludur. Aynı zamanda, talep edilmeleri halinde aynı içerikte basılabilmelidirler.

E-arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

E-arşiv faturası Gelir İdaresi Başkanlığı sitesinde bulunan e-Arşiv Portal kullanılarak kesilir. Öncelikle kullanıcı kodu ve şifresi girilir. E-arşiv Portal seçeneğinden “e-Arşiv Fatura Oluştur” sekmesine basılır. Sistemdeki fatura bilgileri eksiksiz bir şekilde kullanılmalıdır. Bu aşamada kullanıcı bilgileri yeniden kontrol edebilir, faturayı iptal edebilir ya da GİB imza adımı aracılığıyla imzalayabilir. E-arşiv faturası imzalandıktan sonra güvenlik aşamasının onaylanmasıyla birlikte fatura üzerinde herhangi bir değişiklik yapılması mümkün değildir.

Vergi Usul Kanunu üzerinde yapılan açıklamaya göre internet üzerinden mal ve hizmet satışı gerçekleştiren firmalar içinden, cirosu en az 5 milyon TL olanlar e-arşiv faturası kullanma zorunluluğuna sahiptir. E-arşiv fatura kullanmak isteyenlerin aynı zamanda e-fatura başvurusunda bulunma zorunluluğu vardır. E-faturanın ve e-arşiv faturanın birlikte kullanılması durumunda alıcıya faturanın e-posta ile iletilmesi mümkündür. Aynı zamanda ikinci nüsha da elektronik ortamda saklanabilir.

E-arşiv faturayı zorunlu olarak ya da isteğe bağlı şekilde kullananlar Gelir İdaresi Başkanlığı’na her ay bir rapor iletmektedir. Alıcı kolayca sorgulama yapabildiğinden, e-arşiv fatura kullananların raporu zamanında iletmeyi unutmaması çok önemlidir. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunduğu e-arşiv Fatura Sorgulama adımından, e-arşiv fatura sorgulama işlemi kolaylıkla yapılabilmektedir.

E-arşiv Faturaya Nasıl Başvurulur?

E-arşiv fatura kullanmaya başlamanın ilk adımı, eğer yoksa e-fatura için Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan başvuru yapmaktır. Daha sonra işletmeler özel entegrasyon ya da bilgi sistem entegrasyonu yöntemleriyle donanımlarını oluştururlar. Bilgi işlem sistemleri uygun olan işletmeler e-arşiv uygulamasını kendi sistemlerinde kullanma ve saklama imkanına sahiptir. Özel entegrasyon yazılımlarında da aynı şekilde faturanın kesilmesi ve ikinci nüshanın elektronik ortamda saklanması mümkündür.

E-arşiv fatura ile E-fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

E-faturanın kurumlar arası kullanım imkanı tanımasının yanı sıra e-arşiv fatura, e-fatura dışında kalanlara ve son kullanıcıya düzenlenebilmektedir. Diğer bir deyişle iki fatura arasındaki en büyük fark alıcıdır.

E-arşiv fatura alıcıya e-posta ya da kağıt olarak iletilebilir. E-fatura ise alıcı işletmenin e-fatura Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden iletilir ve kağıt çıktı alınmaz. E-fatura kullanımına dahil olan kişiler istedikleri takdirde e-arşiv faturası kullanabilirler.