Teknolojide yaşanan değişimler ve gelişmelerin yanı sıra internet erişiminin yaygınlaşması hatta e-ticaret sektörünün hızla büyümesi gibi etkenler sonucunda uzaktan çalışma giderek daha fazla tercih edilir bir hal almıştır. Kendi işini kurmak isteyen pek çok kişi de yasal adres avantajının yanı sıra önemli bir zaman ve maliyet tasarrufu sağladığından sanal ofis hizmeti almayı tercih etmektedir. Sanal ofisler geleneksel ofislerin yerini hızlı bir şekilde almakta, şirketler sanal ofisler sayesinde ticari faaliyetlerini yasal şirket adresinde yürütebilmektedir.
Ülkemizde şirket türünden bağımsız olmak kaydıyla şirket açılışı yapılan her şirkete açılış yoklaması yapılır. Şirketin sanal ofis ya da fiziksel ofis tercih edilmesi fark etmeksizin şirketlerin açılış yoklamasına katılması gerekir. Şirketin kurulduğu sanal ofis ya da fiziksel ofis üzerinden yasal adres vergi dairesine bildirilince açılış yoklaması süreci başlar.
İçindekiler
Açılış Yoklaması Ne Zaman Yapılır?
Şirket açılışı yapıldıktan sonra şirket sahipleri vergi mükellefi haline gelirler ve her an açılış yoklaması yapılması söz konusu olabilir. Kayıtlı olunan vergi daireleri açılış yoklaması için tarih ya da saat aralığı belirtmez. Bu kapsamda mesai saatleri içinde herhangi bir zaman açılış yoklaması yapılması mümkündür.
Kayıtlı olunan vergi dairesinin yoğunluğuna göre açılış yoklamasının zamanı değişebilir. Şirket açılışının fazla olduğu nüfus olarak daha kalabalık şehirlerde açılış yoklamasının yapılması daha uzun sürebilir. Vergi dairesini temsilen gelen memurların yaptığı açılış yoklaması kısa sürede tamamlanan bir işlemdir. Açılış yoklaması sonucunda verilen yoklama fişi şirketin resmiyet kazanmasını sağlar.
Açılış Yoklaması Sırasında Yasal Adreste Bulunma Zorunluluğu
Şirket sahipleri genellikle açılış yoklaması sırasında yasal adreste bulunma zorunluluğu ile ilgili olarak endişelenirler. Vergi dairesinden açılış yoklaması için gelindiğinde şirket sahipleri şirket adresinde bulunmak zorunda değildir. Ancak yasal olarak açılış yoklaması yapılabilmesi için şirket adresinde vekalet verilmiş bir kişi bulunmalıdır. Açılış yoklaması yapılmada önce vekalet verilerek şirket faaliyetlerinin aktif bir şekilde başlatılması mümkündür.
Açılış yoklaması sırasında şirket sahibi ya da vekalet verdiği kişinin bulunmaması halinde vergi dairesi memurları bu konuya ilişkin tutanak tutar. Bu aşamada yeniden açılış yoklaması yapılması için başvuruda bulunulmalıdır. Aynı durumun yeniden tekrarlanması halinde üçüncü kez yoklama başvurusunda bulunulması gerekebilir ya da şirketin kapanması söz konusu olabilir. Şirketin kapatılmasının önlenmesi için yasal adreste bulunmama konusunda gerçekçi nedenler sunulmalıdır.
Bazı vergi daireleri inisiyatif kullanır ve yoklama yapılacağına dair bir gün öncesinden bilgi verir. Ancak böyle bir bilgilendirme yapma konusunda yasal zorunluluk yoktur.
e-Yoklama Süreci
Açılış yoklaması şirketlerin kuruluşu, kapanışı ve faaliyet alanı değişikliği sırasında yapılan bir işlem olarak usulsüzlüklerin önlenmesinde rolü çok büyüktür. 2015 yılında Vergi Usul Kanunu’na eklenen “Elektronik Yoklama” başlıklı madde ile açılış yoklamalarının dijital ortamda yapılmasına karar verilmiş olmasına karşın bu konuda bir altyapının bulunmaması sistemin işlerlik kazanmasını önlemiştir. Geliştirilen Elektronik Yoklama Sistemi için gerekli yasal zemin sağlanamaması dolayısıyla yoklama hâlâ geleneksel yöntemlerle sürdürülmektedir. Bir süre önce tablet kullanımı ile yoklamanın dijitale taşınmasına dair önemli bir mesafe katedilmiş olsa da bu yöntem de kısa süre sonra terk edilmiştir. Geleneksel yöntemlerde kullanılan yoklama fişlerinin yerini alan tabletlere atılan dijital imzalar karşılık bulmadığından yayınlanan bir genelge ile yeniden yoklama fişi uygulamasına geri dönülmüştür. Önümüzdeki dönemde ise bu alanda önemli adımların atılması beklenmektedir.
Yoklama Nedir? Vergi Dairesi Neden Yoklama Yapar?
Şirket türleri ve faaliyet alanlarına bağlı olarak kategorilere ayrılmakla birlikte temel hedefi ticari mükellefiyete uygunluk analizi yapmak olan denetimler yoklama olarak adlandırılır. Bu denetimler vergi daireleri aracılığıyla ve görevli yoklama memurları tarafından gerçekleştirilir.
İşletmelerin kuruluş ve kapatma aşamasında beyana esas bilgi ve belgelerin analiz edilmesi, doğruluğunun ve uygunluğunun bu denetimler yoluyla onaylanması sağlanır. Diğer yandan mükelleflerin ticari faaliyet alanlarına yönelik değişim başvuruları da yoklama işlemlerinin konusunu oluşturur.
Vergi dairelerinin yoklama yapma nedeni mükelleflerin şirket açma ya da kapama işlemleri sırasında beyan ettiği bilgi ve belgelerin takibiyle faaliyet alanının yasal uygunluğunu onaylamak olarak tanımlanabilir.
Şahıs şirketi kurma ya da diğer şirket türlerinin kuruluşunda gerçekleştirilen ticari yoklamalar ticari faaliyetin resmi kaydının oluşturulmasını amaçlamaktadır. Yoklama memurları denetim mekanizmalarının atadığı kişiler olabilir ya da vergi dairesi müdürleri veya temsilcileri olabilir. İşlemler için gerekli tarih atamaları mükelleflere bildirilebilir. Yoklama sırasında istenilen bazı evraklar hazır bulundurulmalıdır.
Hangi Durumlarda Yoklama Yapılır?
Limited şirket kuruluş işlemleri, şahıs şirketi açma işlemleri ya da şirket türlerinin tümü için kapatma süreçleri dahilinde yoklama yapılmaktadır. Vergi daireleri tarafından gerçekleştirilen yoklamalar sırasında açılış ya da kapanış için gerekli bilgi, belge ya da beyanların doğruluğu takip edilmelidir. Bu yüzden yoklamaya esas bilgi ve belgelerin denetim sırasında mükellefler tarafından sunulması gerekmektedir.
Yoklama sırasında; vergi kimlik no, işyeri faaliyet belgeleri, finansal defterler, emlak vergi kayıtları, kira sözleşmesi, işletme sicil numarası ve varsa personel sigorta belgeleri sayılabilir.