Yevmiye Defteri Nedir? Nasıl Tutulur?

İşletmelerin muhasebelerinde ticari işlemlerin belgelere dayandırılarak ve tarih sırasıyla kayıt altına alındığı defterlere yevmiye defteri denilir. Yevmiye defterinde kayıt altına alınan her bir bilgi mutlaka belgeye dayanmalıdır. Muhasebe sisteminde evraksız bir işlem yapılması mümkün değildir. 

Ticari faaliyette bulunan işletmeleri için son derece büyük öneme sahip olan yevmiye defterlerinin doğru şekilde tutulmaması cezai yaptırımlara neden olabilir. Bu nedenle işletme sahiplerinin yevmiye defterinin önemi ve tutulma şekli gibi konuları doğru bir şekilde anlaması zorunludur. 

Yevmiye defterine ilk olarak işe yeni başlayan firmalarda açılış bilançosu, işe önceden başlamış olup devam eden firmalarda önceki dönem sonu bilançosunda bulunan veriler baz alınarak kayıt yapılır. Ay sonlarında ya da dönem sonlarında verilen beyannamelerin yevmiye defteri ile uyumlu olması zorunludur. Bununla birlikte yevmiye defterinin kanunen geçerli statü kazanması için noterden onaylatılması gerekir.

Yevmiye maddeleri basit madde muhasebe, bileşik madde muhasebe ve karma madde muhasebe olarak sıralanabilir. Yevmiye kaydının madde türü içindeki hesap kayıtlarına göre değişiklik gösterebilmektedir. Basit madde muhasebe borçlu tek hesapla alacaklı tek hesabın yer aldığı yevmiye maddesi olarak tanımlanabilir. Bileşik madde muhasebe birden fazla borçlu hesapla birlikte alacaklı tek hesabın ya da birden çok alacaklı hesapla birlikte borçlu tek hesabın olduğu yevmiye maddesi; karma madde ise birden fazla borçlu hesapla birden çok alacaklı hesabın olduğu yevmiye maddesi olma özelliğine sahiptir.

Yevmiye Nedir?

Yevmiye kelimesi günlük işlemlerin ifade edilmesi için kullanılır. İşletmelerde gerçekleştirilen ticari faaliyetlerin belge gösterilerek tarih sırasıyla ve maddeler halinde kaydedilmesi işlemine yevmiye kaydı adı verilir. Çalışanlar için yapılan ödemelere ilişkin belgeler mutlaka yevmiye kayıtlarında yer almalıdır. 

Yevmiye tanımı özellikle inşaat sektöründe önemli yere sahiptir. Çünkü inşaat işçileri çoğunlukla anlaşmaların yevmiye üzerinden yapar ve ücretlerini günlük olarak alırlar. Bazı durumlarda işçi ile işveren arasında haftalık ya da aylık olarak anlaşma sağlandığı durumlar da olabilir.

Yevmiye Defteri Nasıl Tutulur?

Yevmiye defteri mutlaka Türkçe tutulmalı ve yevmiye kaydı yapılırken Türk Lirası kullanılmalıdır. Yevmiye defterinin Türkçe bir kaydının olması koşuluyla yevmiye defterine yabancı dilde kayıt yapılması mümkün olabilir. Yevmiye kayıtlarında harf, sembol, rakam ya da kısaltmalara yer verildiyse bunların anlamları ile birlikte yer alması, anlamlarının da herhangi bir şüpheye ya da kafa karışıklığına neden olmayacak şekilde olması zorunludur. 

Yevmiye defteri kaydı zamanında, eksiksiz, doğru ve düzenli bir şekilde yapılmalıdır. Defter kayıtlarının arasında boşluk bulunması ve satır atlaması olması söz konusu değildir. Yevmiye defterinin ciltli bir defter olduğu durumlarda defter sayfaları asla koparılmamalıdır. Tasdikli müteharrik yaprakların olduğu bu defterler yırtılmamalı ve yaprakların sırası bozulmamalıdır. Kaydedilmesi gereken muhasebe işlemleri işin hacmi ve gereği ile uyumlu olacak şekilde muhasebenin intizamı ve anlaşılırlığı bozulmadan kayıt altına alınması gerekmekte olup kayıtlar 10 günden fazla geciktirilmemelidir. İşletmelerin kaydı muhasebe fişi, primanota gibi yetkililerin imza ve parafını taşıyan vesikalara dayandırıldığı durumlarda işlemler kaydedilip deftere işlenmelidir. Bahsigeçen kayıtlar 45 günden uzun sürmeyecek şekilde kayıt altına alınmalıdır.

Eğer yevmiye defterindeki maddelerde herhangi bir yanlışlık meydana gelirse düzeltme muhasebe kaidelerine uygun olarak düzeltme yapılmalıdır. Yevmiye defterine yapılan herhangi bir kaydın içeriğinin daha sonra belirlenemez hale gelecek şekilde değiştirilmesi mümkün değildir. Hata tespit edilen herhangi bir kaydın çizilmesi yalnızca gerçeğin yansıtılması ve düzeltilmesi amacıyla olabilir. Eski kayıtların anlaşılamayacak hale getirilmesi mümkün değildir. Yalnızca görünür ve anlaşılır olacak şekilde üzerinin çizilmesi söz konusu olabilir.

Yevmiye Defteri Ne Zaman Yazdırılır?

Vergi Usul Kanunu’nun 219.maddesine göre yevmiye defterine yapılması zorunlu olan muhasebe kayıtları yaşanması olası aksilikler de dikkate alınıp en çok 10 gün içinde işlenmelidir. Muhasebe kayıtlarının muhasebe fişine işlenmesi ve işlenen fişlerin yetkililerce imzalanması durumunda fişlere kayıt işlemi, 45 gün süreyle yasal deftere kayıt yerine geçebilse de 45 günlük sürenin sonunda fişlerin yasal deftere işlenmesi gerekmektedir. Muhasebe fişlerinin bilgisayar ortamında bulunduğu durumlarda kağıt ortamında hazırlanarak yetkili kişiler tarafından imzalanmadığı sürece 45 değil 10 günlük süre geçerli olmaktadır.

Yevmiye Defteri Yazılırken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Yevmiye defteri yazılırken hesap numaraları hesap planından faydalanılarak öğrenilmeli, yevmiye maddesinde hesap ismi büyük harflerle yazılmalıdır. Yevmiye kaydı sırasında hesap isimleri arasında boşluk yer almamakta ve aralarında boşluk bulunan hesap isimlerini üzeri çizilmektedir.

Borç ve alacak tutarları aynı olmalı, yevmiye defterindeki yer alan madde numaralarının önünde bulunan ve büyük deftere ait sayfa numarasının yer aldığı iki sütuna hesapların büyük defterde hangi sayfalarda bulunduğu yazılmalıdır. Yevmiye defterinde bulunan her sayfanın sonunda o sayfanın toplamı alınarak sayfanın altına yazılmalıdır. Bu toplam daha sonra, sonraki sayfanın başına da yazılmalıdır.

Türk Ticaret Kanunu’na göre yevmiye defterlerinin saklanma süresi 10 yıl olmakla birlikte Vergi Usul Kanunu’na göre izleyen yıldan başlayarak 5 yıl süre ile saklanması gerekir. Yevmiye defterinde tarih, sıra numarası, borçlu hesap, alacaklı hesap, tutar ve belge bilgilerinin bulunması zorunludur.