Şahıs Şirketi Fatura Kesme Rehberi 

Kendi işini kurma cesareti gösteren her girişimcinin heyecanla beklediği, ancak sıra ona geldiğinde hafif bir tedirginlik yaşadığı o an geldi: İlk faturayı kesmek. Şahıs şirketinizi kurdunuz, ofisinizi hazırladınız ya da bilgisayarınızın başına geçtiniz ve ilk müşterinize hizmetinizi sundunuz. Şimdi bu emeğin karşılığını resmileştirme vakti. Birçok yeni girişimci için fatura kesmek, karmaşık vergi terimleri ve hata yapma korkusuyla birleşince biraz stresli görünebilir. Ancak inanın, süreci bir kez kavradığınızda bunun aslında işinizin en tatmin edici kısımlarından biri olduğunu fark edeceksiniz.

Fatura, sadece bir ödeme isteme belgesi değildir; o sizin profesyonelliğinizin, emeğinizin yasal zemindeki kanıtıdır.

İzmir Mali Müşavir hizmetlerimiz hakkında bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Fatura Kesmek Neden Sadece Bir “Kağıt Parçası” Değildir?

Hadi dürüst olalım; çoğumuz “fatura” denince vergi ödemeyi düşünüp biraz geriliriz. Oysa fatura kesmek, işletmenizin nefes alması demektir. Kestiğiniz her fatura, yasal olarak var olduğunuzu, ticaretin içinde aktif bir oyuncu olduğunuzu gösterir. Şahıs şirketlerinde fatura, devletle aranızdaki en şeffaf köprüdür.

Düzgün bir faturalandırma süreci, sadece vergi dairesine karşı sorumluluğunuzu yerine getirmenizi sağlamaz, aynı zamanda müşterinizin gözünde size duyulan güveni de perçinler. “Faturasız iş yapalım, daha ucuz olsun” teklifleri başlangıçta cazip gelse de, bu yolun sonu hem hukuki riskler hem de profesyonellikten uzak bir imajdır. İşinizi büyütmek istiyorsanız, faturayı bir yük değil, prestijinizin bir parçası olarak görmelisiniz.

Dijital Dünyaya Merhaba: e-Arşiv Fatura Korkusunu Yenmek

Eskiden matbaadan onaylı fatura koçanları bastırılır, tükenmez kalemle dikkatlice yazılır, yanlış yapıldığında ise o sayfa iptal edilip büyük bir hayal kırıklığıyla bir kenara ayrılırdı. Şanslıyız ki artık dijital bir çağdayız. Bugün yeni kurulan şahıs şirketlerinin neredeyse tamamı e-Arşiv Fatura veya e-Fatura sistemini kullanıyor.

Peki, nedir bu e-Arşiv? Aslında kağıt faturanın bilgisayar ortamındaki ikizidir. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) sunduğu ücretsiz portal üzerinden, herhangi bir kağıt israfına girmeden faturanızı oluşturup müşterinizin e-posta adresine saniyeler içinde gönderebilirsiniz. “Ben teknolojiyle aram iyi değil, yapamam” diye düşünmeyin. Sistemin mantığı bir form doldurmaktan farksızdır. Bir kez eliniz alıştıktan sonra, eski usul kağıt faturaların ne kadar zahmetli olduğunu anlayacaksınız.

GİB Portal mı Yoksa Özel Entegratör mü?

Bu noktada karşınıza bir yol ayrımı çıkabilir. Eğer ayda sadece birkaç fatura kesiyorsanız, devletin ücretsiz sunduğu GİB Portal sizin için gayet yeterli olacaktır. Ancak faturanızın üzerinde logom olsun, müşterilerime daha kurumsal görünen mailler gitsin ve geçmiş faturalarıma tek tıkla ulaşayım derseniz, piyasadaki özel entegratörleri (dijital fatura programları) tercih edebilirsiniz. Bu programlar, özellikle karmaşık KDV hesaplamalarında veya stopajlı işlemlerde işinizi inanılmaz kolaylaştırır.

Bir Faturayı “Tamam” Yapan O Kritik Detaylar

Faturanın başına oturduğunuzda, eksik bir bilgi bırakmak en büyük endişeniz olabilir. Aslında bir faturanın geçerli olması için gereken bilgiler bellidir ve bunlar bir araya geldiğinde hata payınız sıfıra iner. Gelin, faturanın üzerindeki o kutucuklara birlikte göz atalım.

Müşteri bilgileri kısmında, karşınızdaki bir şirketse vergi dairesi ve vergi numarasını; eğer bir şahıssa T.C. kimlik numarasını yazmanız şarttır. Fatura tarihi ise en hassas noktanız olmalı. Özellikle ayın son günlerinde fatura kesiyorsanız, o faturanın hangi ayın vergi beyannamesine gireceğini belirleyen şey üzerindeki tarihtir. Açıklama kısmına ise “Hizmet bedeli” yazıp geçmek yerine, “Ocak 2026 Web Tasarım ve İçerik Yönetimi Hizmeti” gibi net ifadeler kullanmak, ileride yaşanabilecek bir ödeme anlaşmazlığında sizin en güçlü kanıtınız olur.

KDV ve Matrah: Matematikle Aranız Nasıl?

Fatura keserken kafa karıştıran en büyük terimler matrah ve KDV’dir. Matrah, aslında cebinize girecek olan net paradır. KDV ise müşterinizden alıp devlete iletmek üzere emanet aldığınız bir vergidir. %20 KDV oranıyla 10.000 TL’lik bir iş yaptıysanız, faturada matrah 10.000 TL, KDV 2.000 TL ve genel toplam 12.000 TL görünmelidir.

Burada yapılan en büyük hata, cebinize giren 12.000 TL’nin tamamının size ait olduğunu sanmaktır. O 2.000 TL’yi en başından ayrı bir kenara koymak veya birikim hesabına aktarmak, vergi dönemi geldiğinde “Bu para nereden çıktı?” şokunu yaşamanızı engeller.

Hizmet Sektöründeyseniz: Serbest Meslek Makbuzu Dünyası

Eğer şahıs şirketiniz bir danışmanlık, mühendislik, avukatlık veya yazarlık gibi “fikri” bir uzmanlığa dayanıyorsa, teknik olarak “fatura” değil “Serbest Meslek Makbuzu” (SMM) kesersiniz. Mantık aynıdır ancak burada “Stopaj” denilen bir kavram devreye girer.

Stopajı şöyle düşünebilirsiniz: Devlet, müşterinize der ki; “Bu kişiye ödeme yaparken onun adına gelir vergisinin bir kısmını (genellikle %20) bana hemen öde.” Yani müşteriniz size ödeme yaparken bu tutarı keser ve sizin adınıza vergi dairesine yatırır. Bu durum ilk bakışta “Eksik para alıyorum” gibi hissettirse de, aslında yıl sonunda ödeyeceğiniz vergiden bu tutar düşülür. Yani bir anlamda verginizi önden, parça parça ödemiş olursunuz.

“Eyvah, Yanlış Kestim!” Diyenler İçin Acil Durum Planı

Diyelim ki faturayı kestiniz ama bir baktınız ki tutarda bir sıfır fazla yazmışsınız ya da müşterinin adını yanlış girmişsiniz. Hemen panik yapmayın; dijital dünyada her hatanın bir geri dönüşü vardır.

Eğer kestiğiniz fatura bir “e-Arşiv Fatura” ise, yasal süreler dahilinde sistemi üzerinden faturayı iptal edebilirsiniz. Eğer bir “e-Fatura” kestiyseniz ve karşı taraf da e-fatura mükellefiyse, müşteriniz faturayı sistemden reddedebilir. Ancak unutmayın, bu iptal ve ret işlemleri için genellikle 7-8 günlük bir süreniz olur. Bu süreyi geçirdiyseniz, çözüm artık karşı tarafın size bir “İade Faturası” kesmesidir. Hata yapmak dünyanın sonu değil, sadece süreci doğru yönetmek önemlidir.

Faturanız Sizin Kartvizitinizdir: Kurumsallık Ayrıntıda Gizlidir

Bir düşünün; elinize özensiz, bilgilerin birbirine karıştığı bir fatura mı geçse o işletmeye daha çok güvenirsiniz, yoksa her detayı net, açıklamaları profesyonel ve tasarımı düzgün bir fatura mı? Fatura, müşterinizle olan ticari ilişkinizin “son imzasıdır.”

Profesyonel bir görüntü için faturanızın alt kısmına mutlaka banka hesap bilgilerinizi (IBAN) ve ödeme vadesini ekleyin. “Bu fatura 7 iş günü içinde ödenmelidir” gibi bir not, hem ciddiyetinizi gösterir hem de tahsilat sürecinizi hızlandırır. Ayrıca, teşekkür mahiyetinde küçük bir not eklemek bile müşterinizle aranızdaki bağı güçlendirebilir. Unutmayın, ufak tefek şahıs şirketlerinden dev holdinglere giden yol, bu küçük profesyonel ayrıntılardan geçer.

Sonuç: Korkuyu Bırakın, İşinize Odaklanın

Şahıs şirketi sahibi olmak, sadece yaptığınız işi en iyi şekilde sunmak değil, aynı zamanda o işin mutfağındaki finansal süreçleri de yönetebilmektir. Fatura kesmek, bu mutfağın en temel işlemidir. Başlangıçta karmaşık gelse de, birkaç faturadan sonra bu işlemin ne kadar rutin ve kolay bir sürece dönüştüğünü göreceksiniz.

Önemli olan, mevzuatın dışına çıkmadan, dürüst ve şeffaf bir şekilde ilerlemektir. Vergisel konularda veya fatura düzenleme süreçlerinde kafanız karıştığında, bir bilene danışmaktan asla çekinmeyin. Yanlış atılan bir adım size zaman ve para kaybettirebilir ama doğru bir rehberle atılan adımlar, sizi başarıya giden yolda her zaman güvende tutar.

Şahıs şirketinizin kurulumundan fatura takibine, ticari hukuk süreçlerinden vergi planlamasına kadar her türlü profesyonel destek ihtiyacınızda ekip olarak yanınızdayız. Biz işin hukuki ve mali detaylarını çözerken, siz sadece hayallerinizi büyütmeye odaklanın.