Yansıtma faturası, bir mal veya hizmetin bedelinin, söz konusu giderden doğrudan yararlanan üçüncü bir tarafa aynı tutar üzerinden faturalandırılması işlemidir. Özellikle işletmelerin aracı pozisyonda yer aldığı durumlarda önem kazanan bir uygulamadır.
Bir şirket başka bir firma adına ulaşım veya konaklama gibi harcamalar yapması hâlinde bu gideri karşı tarafa birebir aktarmak için yansıtma faturası düzenleyebilir. Yansıtma işlemi, ticari kâr amacı taşıyan bir işlem olmayıp yalnızca masrafın doğru tarafa yönlendirilmesini sağlar. Böylece muhasebe kayıtlarında hem gider hem gelir hareketi şeffaf şekilde belgelenmiş olur.
Yansıtma faturasının düzenlenebilmesi için giderin belgelenmiş olması ve asıl faturadaki tutar ile KDV oranlarının aynen kullanılması zorunludur. Yansıtma faturası ne zaman kesilir sorusuna ise hizmetin verildiği ya da malın teslim edildiği tarihten itibaren yedi gün içerisinde kesilmesi gerektiği yanıtı verilebilir. Bu süreye dikkat edilmediği takdirde usulsüzlük cezası gündeme gelebilir. Dolayısıyla yansıtma faturası, mali sorumlulukların doğru yerine getirilmesi ve işletme kayıtlarının tutarlılığı açısından önemlidir.
İçindekiler
Yansıtma Faturasının Temel Özellikleri
Yansıtma faturası, bir mal veya hizmetin bedelinin, o mal veya hizmetten doğrudan faydalanan üçüncü bir kişiye birebir aynı tutarla faturalandırılması işlemidir. Genellikle aracı rolündeki işletmelerin maliyet kalemlerini başka kişi ya da kurumlara devretmesi gereken durumlarda devreye giren yansıtma faturasına herhangi bir kâr eklenmez. Diğer bir deyişle yansıtma faturası, giderin aynen aktarılması şeklinde düzenlenir. Faturanın içeriği, orijinal masraf kalemleriyle tutarlılık göstermeli, giderin kaynağını ve niteliğini açıkça yansıtmalıdır. Ticari kazanç yaratmayan ama muhasebe kayıtlarında netlik sağlayan bir belge niteliği taşıyan yansıtma faturasının doğru şekilde düzenlenmesi, vergisel yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve mali şeffaflık bakımından önemlidir.
Yansıtma Faturası Ne Zaman Düzenlenir?
Yansıtma faturası, temel olarak giderin gerçekleştiği ve üçüncü tarafa devredilmesinin zorunlu olduğu hâllerde kesilir. Faturanın düzenlenme zamanı, hizmetin alındığı veya malın teslim edildiği tarih esas alınarak belirlenmelidir. Vergi Usul Kanunu’na göre fatura, mal tesliminin ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenmelidir. Bu kural, yansıtma faturaları için de geçerlidir.
Yansıtma faturası bu süre içerisinde kesilmezse usulsüzlük cezası gündeme gelebilir. Bu nedenle gideri doğuran işlem gerçekleştikten hemen sonra, aynı tutarla ve aynı KDV oranıyla yansıtma faturası kesilmelidir. Yansıtılan giderin belgelenmiş olması yani fatura ya da benzeri bir evraka dayanması gerekir.
Yansıtma Faturasında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar Nelerdir?
Yansıtma faturasında dikkat edilmesi gereken en önemli unsur, yansıtılan tutarın aynen aktarılmasıdır. Bu faturada herhangi bir fiyat farkı, komisyon ya da kâr eklenmez. Yalnızca asıl hizmet ya da mal bedeli, aynı koşullarla yansıtılır. Giderin kime ait olduğu, hangi tarihte gerçekleştiği ve ne tür bir işlemden kaynaklandığı faturada açıkça belirtilmelidir. KDV oranı da orijinal faturadakiyle birebir aynı olmalıdır. Örneğin ana işlemde %18 KDV uygulanmışsa, yansıtma faturasındaki KDV oranı da %18 olmalıdır. Aksi hâlde hatalı KDV beyanı nedeniyle vergi yükümlülüklerinde sorun yaşanabilir.
Aynı şekilde giderin belgelenmiş olması zorunludur. Faturasız ya da resmi olmayan belgeler üzerinden yansıtma faturası kesilmesi hukuken uygun değildir. Ayrıca yansıtma işlemine konu olan fatura, işletme kayıtlarında da yer almalı ve ilgili dönemdeki defterlerde beyan edilmelidir.
Hangi Durumlarda Yansıtma Faturası Kullanılır?
Yansıtma faturası, şirketler arası işbirliği gerektiren projelerde sıklıkla kullanılır. Bir şirket başka bir şirket adına otel, seyahat ya da konaklama gibi harcamalar yaptığında, bu giderleri ilgili tarafa doğrudan yansıtmak için bu tür bir fatura düzenler. İnşaat sektöründe, taşeron firmaların ana yüklenici adına yaptığı bazı harcamalar yine yansıtma faturasıyla devredilir. Aynı şekilde pazarlama ajanslarının üçüncü taraflar adına gerçekleştirdiği baskı, dağıtım veya organizasyon giderleri de bu kapsamda ele alınabilir.
Yansıtma faturaları, aracı konumundaki işletmeler kendi defterlerine masraf yazmadan giderin gerçek muhatabına aktarılmasına olanak tanır. Böylece muhasebe kayıtlarında karışıklık oluşmaz ve tüm işlemler şeffaf bir şekilde belgelenmiş olur. Asıl önemli olan unsur, giderin niteliği ne olursa olsun, işlemin ticari kazanç amacı taşımadan aynen aktarılmasıdır.
Yansıtma Faturasında KDV Uygulaması
Yansıtma faturalarında KDV uygulaması, orijinal faturada yer alan oranın aynen yansıtılması esasına dayanır. Ana işlemde %8 KDV uygulanmışsa yansıtma faturasında da aynı oran kullanılmalıdır. KDV, giderin türüne göre farklı oranlarda olabilir ancak bu oranlar keyfi şekilde değiştirilemez.
Yansıtma işlemi bir ticari faaliyet olmadığından dolayı ek kâr marjı ve farklı bir KDV oranı uygulanamaz. Ayrıca bazı gider kalemlerinde KDV tevkifatı söz konusu olabilse de yansıtma faturalarında genel olarak KDV tevkifatı uygulanmaz. Bu durum, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan tebliğlerde açıkça belirtilmiştir.
Ancak yansıtılan giderin konusu tevkifat kapsamına giriyorsa ve vergi sorumluluğu bunu gerektiriyorsa, bu durumda ilgili oranlar dikkatle kontrol edilmelidir. Yanlış KDV oranı ya da eksik beyan, işletmelere hem vergi cezası hem de muhasebe kayıtlarında tutarsızlık riski doğurur.
Muhasebe Kayıtlarında Yansıtma Faturası
Yansıtma faturası kesildiğinde, bu işlem muhasebe kayıtlarında ayrı olarak izlenmelidir. Giderin gerçek muhatabına yansıtılması, gider ve gelir kalemlerinde netlik sağlamak adına önemlidir. Yansıtılan tutar, işletmenin gelirleri arasında gösterilse de ticari gelir niteliği taşımaz. Çünkü ortada kâr amacı yoktur, yalnızca giderin karşı tarafa aktarılması söz konusudur. Bu nedenle muhasebeleştirme yapılırken 602 Diğer Gelirler hesabı kullanılabilir. Karşılığında 120 Alıcılar hesabı ya da 100 Kasa hesabı gibi tahsilat kalemleri kullanılır.
Öte yandan yansıtma işlemiyle ilgili tüm belgeler eksiksiz olarak dosyalanmalı ve denetimlerde ibraz edilebilecek şekilde arşivlenmelidir. Söz konusu belgeler arasında fatura örnekleri, ödeme dekontları ve yazılı sözleşmeler sayılabilir. Muhasebe sisteminde yapılan kayıt, giderin işletme bünyesinden çıktığını ve karşı tarafa yansıtıldığını gösterecek biçimde açık olmalıdır.
Yansıtma Faturası ile Komisyon Faturası Arasındaki Fark
Yansıtma faturası ile komisyon faturası sıklıkla karıştırılan iki muhasebe işlemidir. Ancak aralarında temel farklar bulunur. Yansıtma faturasında amaç, bir maliyetin başka bir tarafa aynen aktarılması olup bu işlemde herhangi bir gelir elde edilmez. Komisyon faturasında ise aracı kişi ya da kurum, verdiği hizmet karşılığında belli bir kazanç sağlar. Yani yansıtma faturası kâr içermezken komisyon faturası doğrudan gelir elde etmeyi hedefler.
Yansıtma işlemlerinde fiyat farkı uygulanmamasına karşın komisyon faturalarında belirlenen oranlarda hizmet bedeli tahsil edilir. KDV uygulaması da bu farklılığa göre şekillenir. Komisyon faturalarında, sunulan hizmet karşılığında düzenli bir KDV beyanı yapılır. Yansıtma faturalarında ise KDV, orijinal faturadaki oran neyse o oranla sınırlı kalır. Bu iki belge arasındaki farkların muhasebe açısından doğru şekilde ayırt edilmesi, işletme kayıtlarının düzenli tutulabilmesi için kritik öneme sahiptir.