Etkili Tahsilat Yönetimi Nasıl Yapılır? Tahsilat Hızlandırma Yöntemleri Nelerdir?

Tahsilat Yönetimi Nedir?

Belirli bir hizmet karşılığı doğan alacak-borç ilişkisinde müşteri ilişkilerinin ve vadesi gelen ödemelerin yönetildiği süreç tahsilat yönetimi olarak adlandırılır. Tahsilat yönetimi farklı ölçeklerdeki ticari işletmelerin gerçekleştirmiş olduğu satışlardan doğan alacaklarını zamanında ve planlı bir şekilde tahsil edebilmesi için planlanan aksiyonların tümünü kapsayan bir süreçtir. 

Etkili ve doğru bir tahsilat yönetimi gerçekleştirebilmek için hızlı, planlı ve etkin olmak gerekir. Eğer nakit akışı düzenli bir şekilde sağlanmazsa işletmenin faaliyetlerinin aksaması söz konusu olabilir. Bu nedenle tahsilat yönetiminin doğru ve etkili bir şekilde yapılmasına özen gösterilmelidir. Bunun için nakit akışının düzenli seyretmesini sağlayacak tahsilat yönetimi uygulamaları gerçekleştirilmelidir.

Etkili Tahsilat Yönetimi Yapmanın Yolları

Etkili bir tahsilat yönetiminden bahsedilebilmesi için birçok unsurun bir araya getirilmesine özen gösterilmelidir. Yapılan satış görüşmeleri sırasında sunulan tahsilat şartlarının müşteri tarafından doğru bir şekilde anlaşıldığından emin olunması çok önemlidir.

Müşteri kaybı gibi istenmeyen durumlarla karşı karşıya kalınmaksızın alacak çözümleri üretilebilmelidir. Uygulanacak olan tahsilat yöntemlerinde yeni teknikler kullanılması ve sosyal medyanın uygulamalara dahil edilmesi mümkündür. 

Tahsilat konusu ile ilgili hukuki düzenlemeler, süreçlerin sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi adına yakından izlenmelidir. Gerçekleşmesi beklenen bir tahsilat geciktiği durumlarda kıymetli evrak ve vade yapılandırması gibi uygulamalar gündeme getirilebilir. Değişen ve gelişen dünyada meydana gelen müşteri profilinin, müşteri segmentinin ve hali hazırdaki müşteri kitlesinin analizi yapılmalıdır.

Gerçekleştirilebilir potansiyel tahsilat hamleleri alınacak aksiyonların arasına dahil edilebilir ve bunların planlaması yapılabilir. Beklenen bir tahsilat geciktiğinde bu durumun mali tablolara nasıl yansıyacağı tespit edilmeli ve gereken aksiyonlar vakit geçirmeksizin alınmalıdır. İhtiyaç oluşması durumunda geciken alacakların takibi ve hukuki çözüm yolları gündeme getirilmelidir. 

Alacak takibinin ve süreç yönetiminin kolaylaştırılması için teknolojik sistemlerden faydalanmak etkili bir yöntemdir. Tahsilat sürecinin verimli bir şekilde yönetilebilmesi için bu süreçten sorumlu olacak bir personel ya da ekip bulundurulmalı, cari hesap takip programlarının kullanılması gündeme getirilmelidir. Tahsilatlardan sorumlu olacak personelin ya da ekibin gerekli eğitimleri alması sağlanmalıdır. Müşterileri düzenli ya da erken ödemeye teşvik etmek için iskonto uygulamasından yararlanılabilir. Ortak özelliklere sahip olan tahsilatların sınıflandırılarak daha kolay takip edilebileceği unutulmamalıdır. Sade bir fiyat politikası izlenerek oluşması olası hatalar ve itirazlar engellenmelidir. Alacak takibinin kolaylaştırılabilmesi için faturalar ve ödemeler mutlaka kayıt altına alınmalıdır.

Tahsilat Hızlandırma Yöntemleri

Bunun için atılabilecek en etkili adımlardan biri vadesi yaklaşan ya da gelen tahsilatlar için önceden hatırlatıcılar oluşturulmasıdır. Bir tahsilat takvimi hazırlanarak planlama süreci tek alanda görülebileceği gibi hatırlarıcı alarmlar sayesinde planların atlanması olasılığı azaltılabilir.

Doğru uygulamalardan destek alınması hata yapma ihtimalinin önüne geçilmesini sağlar. Kesilecek faturada sizden kaynaklı bir yanlış bilgi meydana gelmesi durumunda faturanın müşteriden itiraz ile dönmesi söz konusu olur ve tahsilat süreci aksar. Bu nedenle fatura kesilmeden önce mail aracılığıyla müşteriyle paylaşıp mutabık kalınması durumunda faturanın kesilmesi etkili bir yöntem olabilir.

Tahsilat raporlarının düzenli olarak takip edilmesi çok önemlidir. Böylece müşterilerin ödemelerini düzenli olarak yapıp yapmadığı, eğer gecikme varsa bunun hangi sıklıkta gerçekleştiği gibi konular değerlendirilebilir ve erken aksiyon alınabilir. 

E-fatura programı kullanarak faturalama işlemleri kolaylaştırılabilir. Bu sayede zamandan ve maliyetten tasarruf edilebileceği gibi fatura kesildikten çok kısa bir süre sonra müşteriye ulaşması sağlanabilir. 

Olası gecikmelerin önlenebilmesi için müşterilere alternatif ödeme planları sunulabilir. Tahsilat gecikmeleri azaltılacağı gibi alacaklar tahsil edilirken müşteri memnuniyetinin de sağlanması avantajından yararlanılabilir.