SMMM Armağan Yörük

Proforma Fatura Nedir? Nasıl Düzenlenir?

proforma fatura nedir nasıl düzenlenir

Proforma ticari hayatta sıklıkla karşılaşılan bir fatura türüdür.  En basit tanımıyla proforma fatura, teklif özelliği taşıyan ve mali yükümlülüğü bulunmayan bir fatura türü olarak ifade edilebilir. 

Proforma satış öncesinde bir belge olarak düzenlenir ve müşteriye sunulur. Proforma faturada, faturanın kesilmeden önceki detayları ve son hali bulunur. Proforma fatura zorunlu bir fatura türü olmamakla birlikte bazı ihracat ve bankacılık işlemlerinde kullanımına ihtiyaç duyulabilir. Aynı zamanda kaşelenmiş fatura, satıcı ve ürün detaylarının yanı sıra satış şartlarını da kapsadığından müşterinin firmaya daha fazla güven duymasını sağlamaktadır. 

Ön fatura da denilen proforma fatura dış ticarette uluslararası satış sözleşmesi olarak kabul edilir. Proforma fatura karşılığı herhangi bir hizmet ya da ürün verilmediği için ödeme yapılması söz konusu değildir. Bu nedenle maliye açısından ve kanunen proforma fatura herhangi bir sorumluluk doğurmaz.

Bunun doğal bir sonucu olarak Ticaret ve Vergi Hukuku’nda proforma fatura ile ilgili düzenleme yer almaz. İsteyen işletmeler proforma fatura kullanabilse de proforma fatura düzenlenmesi için ticari fatura kullanılması mümkün değildir. Faturanın üzerinde “Proforma Fatura” ibaresi bulunması zorunludur. İşletme antetli kağıdı ile proforma fatura hazırlamayı da tercih edebilir. 

Proforma Faturanın Düzenlenme Amacı Nedir?

Proforma faturada satışa konu olan ürünün özellikleri, ürünün cinsi, satış koşulları, fiyatı, teslimi gibi satışla ilgili tüm koşullar bulunur. Alıcının satıcıdan proforma fatura talep etmesi; faturanın nasıl düzenleneceğini, ödeme ve teslimat koşullarını satıcıdan yazılı bir şekilde istemesi anlamına da gelebilir. Alıcının proforma faturayı onaylaması satış işleminin onaylandığı ve ticari fatura kesim işleminin gerçekleştirilebileceği olarak değerlendirilir. Proforma faturanın önceden kesilmesi ve onaylanması, ticari faturada yapılması olası hatalar da minimize edilmiş olur.

Ticari hayatta birçok satış yöntemi kullanılır. Satıcılar ve alıcılar ticaret yaparken süreçleri hızlandırmak adına karşılıklı bazı belgeler düzenlemeyi tercih edebilirler. Yurt dışı pazarlarla gerçekleştirilen ithalat ve ihracat işlemlerinin hızlı bir şekilde tamamlanabilmesinde proforma fatura oldukça önemli bir rol oynar. Proforma fatura ticarete konu olan ürünün ya da hizmetin hangi ölçüde, hangi şartlar altında, hangi fiyata satılacağına dair bir teklifname özelliği taşıması nedeniyle global ticarette çok sık bir şekilde kullanılır.

Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?

Proforma fatura ile ilgili olarak Vergi Usul Kanunu’nda ve Türk Ticaret Kanunu’nda hiçbir düzenleme bulunmadığından kanunda belirtilmiş olan standart bir proforma fatura formatı da bulunmaz. Proforma faturalar tercihen hazır şablonlar üzerinde ya da proforma fatura yazılımlarının kullanılmasıyla düzenlenir ve satıcı firmanın antetli kağıdı üzerine basılır.

Hazır şablon ya da yazılım olmadığı durumlarda MS Word, Excel ya da PDF formatlarından yararlanılarak fatura oluşturulabilir. Sağ üst kısma proforma fatura numarası ve proforma fatura düzenlenme tarihi, sol üst kısma da alıcının ve satıcının bilgileri yazılır. Proforma faturanın orta bölümünde ise satılacak olan ürünlerin tam listesi, açıklamaları, adeti ve fiyat bilgileri yer alır. En altta notlat bölümünde teslimat ve ödeme ile ilgili detaylar bulunur. 

Proforma Faturada Hangi Bilgiler Bulunmalıdır?

Proforma faturada standart şekil ve içerik şartı olmasa da her proforma faturada bulunması beklenen bazı bilgiler vardır. Bu bilgiler;

  • Satıcı firmanın ve alıcı firmanın tam ünvanı, açık adresi, telefon numarası, e-mail adresi, ilgili kişiye ait iletişim bilgileri,
  • Satılan ürünlerin kodu, açıklaması, miktarı ve fiyatı,
  • Satılan ürünlerin ambalaj ebatları ve kaç adet ürün içerdiği,
  • Toplam mal bedeli,
  • Ödeme şekli,
  • Teslimat şekli,
  • Navlun ve sigorta prim ücretleri,
  • Sevkiyat türü,
  • Yükleme yeri, tarihi ve şekli,
  • Faturayı hazırlayanın imzası olarak sıralanabilir.

Ayrıca mutlaka proforma fatura ibaresi bulunmalıdır.

Proforma Faturanın Özellikleri Nelerdir?

Proforma fatura herhangi bir mali değere ya da ticari niteliğe sahip değildir. Faturayı düzenleyene ya da faturanın düzenlendiği kişiye herhangi bir mali ya da başka türlü sorumluluk yüklemez. Proforma fatura şekil olarak ticari faturaya benzemekle birlikte üzerinde proforma fatura ibaresinin bulunması bir zorunluluktur. Proforma faturalar hukuken bağlayıcı olmadıkları için herhangi bir suretle delil olarak kullanılmaları mümkün değildir. Sadece teklif niteliğine haiz olan proforma faturada belirtilen bilgilere istinaden alıcı ürün siparişini verir.

Fatura Nedir?

Fatura ticarete konu olan hizmet ya da ürün karşılığında alıcının ödemesi gereken tutarı göstermek üzere satıcının düzenlediği ve alıcıya verdiği ticari bir belgedir. Faturada mutlaka fatura ibaresinin, seri ve sıra numarası ile düzenleme tarihinin, Maliye Bakanlığı ibaresinin ya da Noter tasdik mührü şeklinin bulunması gerekir. Bunlara ek olarak faturayı düzenleyenin adı, eğer varsa ticari unvanı, iş adresi, bağlı bulunduğu vergi dairesi ve hesap numarası, alıcının adı, ticari unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası, hizmetin ya da malın türü, birim fiyatı, miktarı ve tutarı, satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası, kaşe ve imza da faturada bulunmalıdır.

Faturalar mutlaka sıra numarası dahilinde; mürekkepli kalem, daktilo ya da bilgisayarla düzenlenmelidir. En az bir asıl bir suret olarak ve malın tesliminin ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en çok 7 gün içerisinde düzenlenmelidir.

 

Proforma Fatura ve Normal Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

Proforma fatura ile normal fatura arasındaki temel detayları şu şekilde sıralamak mümkündür:

  • Proforma fatura alıcı tarafından teslim alınacak mal ya da hizmet hakkında bilgi verir. Satıcı tarafından düzenlenen normal faturada ürün ya da hizmet için alıcı tarafından ödenmesi gereken miktar bulunur.
  • Proforma fatura mal ya da hizmet için alıcıya taahhüt veren bilgi içermekte iken faturada bu mal ya da hizmet karşılığında talep edilen miktar bilgisi bulunur.
  • Satış oluşturma sırasında proforma fatura, satışı onaylama sırasında ise normal fatura kullanılır.
  • Proforma fatura için gelir gider defterine kayıt işlemi yapılması gerekmemekle birlikte fatura düzenlenirken her iki tarafın defterine kayıt yapılmalıdır.
  • Proforma fatura satıştan önce hazırlanarak alıcıya bilgi verilmesi amaçlanır. Normal fatura ise alıcıdan ödeme talebinde bulunma amacıyla satış sonrası hazırlanır.

Proforma Fatura Neden Düzenlenir?

Proforma fatura temelde ön fatura niteliğindedir. Özellikle alım yapılacağı durumlarda bir teklif ve planlama gerekirse proforma faturadan faydalanılır. Herhangi bir alım için izin ya da peşinat alınması gereken durumlarda proforma fatura hazırlanması ihtiyacı doğabilir. Bu tür durumlarda satıştan önde proforma fatura hazırlanarak müşteriye iletilir.

Proforma Faturada Hangi Bilgiler Bulunur?

Proforma fatura hazırlanırken üzerinde “Proforma Fatura” ibaresi bulunmalıdır. Bu ibare dışında proforma faturada bulunması gereken bilgiler şu şekilde sıralanabilir:

  • Proforma fatura tarihi,
  • Malın / hizmetin cinsi,
  • Alıcının ve satıcının isim / unvan ve adresleri,
  • Ödeme şekli,
  • Malların menşei,
  • Teslim şekli,
  • Mal ya da hizmetin birim fiyatı / tutarı / miktarı,
  • Malların miktarı, ebatları ve ağırlığı,
  • Sevkiyat şekli,
  • Mallara ilişkin ambalaj özellikleri, numara gibi detaylara ilişkin açıklamalar,
  • Navlun ve sigorta prim tutarları,
  • Proforma faturayı düzenleyen kişinin imzası.

Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır?

Proforma fatura her ticari işletme tarafından kesilebilir. Bir malın ya da hizmetin teslimatı öncesinde proforma fatura düzenlenmesi alıcının satın aldığı mala ya da hizmete ilişkin tüm detayları incelemesine imkan verir.

Proforma fatura kesilirken dikkat edilmesi gereken birtakım kurallar vardır. Bunlardan ilki hazırlanacak belgenin üzerinde mutlaka proforma fatura ibaresinin bulunmasıdır. Proforma fatura diğer fatura türlerine göre daha sade bir yapıda olup hazır bir şablon üzerinden gidilerek fatura oluşturulabilir. Bu aşamada dikkat edilmesi gereken nokta proforma fatura hazırlanırken antetli kağıt kullanılması gerekliliğidir.

Proforma faturanın sağ üst köşesine proforma fatura ve tarih yazılmalıdır. Sol üst köşede önce ad soyad, unvan ve adres bilgileri altına müşteri adı, unvanı ve adresi bulunmalıdır. Proforma faturanın orta kısmında satılacak ürünler ile ürünlere ait ürün açıklaması, miktarı, birim fiyatı ve KDV oranı gibi detaylar bulunur.

Proforma Fatura Nerede Kullanılır?

Proforma fatura sıklıkla ithalat ihracat işlemlerinde kullanılır. İhracatçı tarafından ithalatçıya verilen teklife ilişkin ya da ihracatçı ile ithalatçının anlaşması sonucunda açılacak bir akreditife esas teşkil etmesi amacıyla sevk / yükleme öncesi proforma fatura hazırlanabilir.

İthalatçı ihracatçının teklifini kabul edip bu teklife dayalı olarak bir sipariş vermek isterse fatura türünün koşullarının kabul edildiği, belirtilen süre içinde beyan edilmelidir. Mal ya da hizmet satışı aşamasına gelindiği durumlarda ise ticari fatura düzenlenmelidir.

Genellikle dış ticaret faaliyetlerinde yani ithalat ve ihracatta kullanılması nedeniyle proforma fatura uluslararası satış sözleşmesi olarak da adlandırılır. Proforma fatura çoğunlukla büyük çaplı alım satım işlemlerinde düzenleniyor olmakla birlikte küçük çaplı alışveriş işlemlerinde de proforma fatura kullanımına sıklıkla rastlanılır. Burada dikkat edilmesi gereken temel nokta proforma faturanın herhangi bir mali yükümlülüğünün bulunmamasıdır.

Proforma fatura herhangi bir mali yükümlülüğü bulunmadığı ve tamamen alıcıyla satıcının kendi tercihlerine göre düzenleyebileceği bir belge olduğu için fatura yerine geçemez. Proforma fatura ile fatura arasındaki en temel fark, proforma faturanın resmi bir belge olmamasıdır.

Şart olmamakla birlikte proforma faturada kaşe kullanılabilir. Ancak kaşe kullanılması teklifin fatura yerine geçebileceği anlamına gelmez. Bu nedenle teklif kabul edilip gerçek satışa dönüştüğü zaman fatura düzenlenmelidir.

Teklif faturası ile e-ihracatta da sıklıkla karşılaşılır. Bu süreçte teklif faturası ithalatçı ve ihracatçı firma ya da şahısla anlaşıldıktan sonra hazırlanır. Sevk, yükleme işlemleriyle satış sürecine ilişkin detaylı bilgiler teklif faturasında yer alır. Buradaki en önemli nokta, hazırlanan teklifte alıcının ürün, satın alma ve ödeme gibi tüm maddeleri detaylı bir şekilde açıklamasıdır. 

Yurt dışı proforma faturalarda yukarıda bahsi geçen bilgilere ek olarak; ürün listesi, satış yapılacak para birimi, teklifin geçerlilik süresi, ürünün sigorta masrafları ile satış ve ödeme koşulları bulunmalıdır.

Open chat
1
Scan the code
Merhaba,
Nasıl yardımcı olabilirim?