İmza Sirküsü Nedir? Nasıl Alınır?

Şirketlerin ya da ticari faaliyette bulunan işletmelerin resmi işlemleri mutlaka yetkili kişiler tarafından onaylanmalıdır. Gerek gerçek gerek tüzel kişiler ticari faaliyetlerini ve resmi işlemlerini güvence altına alarak olası bir sahteliği önlemek için noter onaylı imza sirküsü kullanmalıdırlar. 

Günümüzde kişilerin ve kurumların bilgileri eskiye göre çok daha kolay ulaşılabilir olduğu için söz konusu verilerin kötüye kullanılması ve imzada sahtecilik gibi problemlerin sıklıkla yaşandığı görülmektedir. Bu tür istenmeyen durumların önlenmesinde en önemli unsurlardan biri, şirkete ait noter onaylı imza sirküsü çıkarılmasıdır. Bu sayede bir tüzel kişi adına herhangi bir yetkisi olmayan kişilerin sahte imza kullanması gibi riskli durumları önlemek mümkün olabilir. Noter onaylı imza sirküsü kullanmak, tüzel kişilerin resmi işlemlerini güvenceye almasının en etkili yollarından biridir.

Bir kurumu ya da kuruluşu temsil eden kişiye ait imza örneklerinin yer aldığı belge imza sirküsü olarak adlandırılır. Sahte imza kullanımını önlemek amacıyla kullanılır. Tüzel kişinin talebiyle şirket adına görev yapan kişinin yetki sınırları noter tarafından tasdik edilir ve resmi olarak geçerliliğe sahip bir belgeyle onaylanır. Onaylanmayan belgeler geçersiz sayılmakta olup; belgenin üzerinde tüzel kişiye ait unvan, adres, ticaret sicil no. bilgileri ve kurumu temsil etmekte olan kişinin kurum içerisindeki unvanı, yetki alanları, nüfus bilgileri ve imza örnekleri yer alır.

İmza sirkülerini şirket yetkili kişileri ya da şirket tüzel kişisinin yetkilendirdiği gerçek kişiler kulanır. İmza sirkülerine resmiyet kazandıran noter onayı olduğundan, onaylanmayan belgelerin geçerli sayılmadığı göz önünde bulundurulmalıdır. İmza sirküsü noter onaylı olarak alındığında resmi belgelere geçerlilik sağladığı gibi tüzel kişilerin resmi işlemlerinde yetkili ve sorumlu kişilerin belirlenmesine yardımcı olur. Noter tarafından onaylanan imza sirküleri sayesinde şirket adına imza yetkisi olan kişi belirlendiğinden, şirkette çalışan farklı kişilerin şirket adına ticari faaliyette bulunması söz konusu değildir. 

İmza Sirküleri Nasıl Alınır?

İmza sirkülerinin noterden alınması gerekir. Noter tarafından gerekli işlemler tamamlandığında iki imza sirküleri oluşturulur. Bu iki nüshadan biri noterde muhafaza edilirken, diğeri tüzel kişiliğe teslim edilir. Gerekli belgeler götürüldüğü takdirde imza sirküleri noterlikte kısa süre içinde hazırlanabilir. Noterden imza sirküleri almak için ibraz edilmesi gereken belgeler şu şekilde sıralanabilir:

• İmza sirkülerinde adı geçecek olan kişinin kimliği ile fotokopisi
• İmza sirküleri almak isteyen kurumun kayıtlı bulunduğu yerin ticaret sicil gazetesi
• İmza sirkülerinde adı geçecek olan kurumun vergi levhası

İmza sirküsü almak için yukarıda sıralanan belgelerle birlikte notere gidilir. Belirli bir ücret karşılığında imza sirküsü çıkarılabilir. Belgeler teslim edildikten sonra verilen 2 adet belgeye en az 3 imza atılır ve noter onayı alındıktan sonra bu iki belgeden biri imza sirkülerini çıkaran kişiye verilir.

İmza Sirküsü Kime Verilir?

İmza sirküsü, şirketlerin yetkili kişileri ya da imza yetkisi verdiği kişiler tarafından kullanılır. Şirket yetkilisi, imza yetkisini bir başkasına geçirmek için öncelikle noterden vekaletname almalıdır. İmza yetkisi için taraflar vekaletnameyi karşılıklı imzalaması ve notere sunması şarttır.

İmza sirküleri, tüzel kişilerin notere yaptığı talep üzerine; kurumla ilişkilendirilen belgelerde sahtecilik yapılmasını, sahte imza kullanılmasını ve benzeri sorunları önleme amacıyla oluşturulur. Şirket adına görev yapan yetkilinin sorumluluk alanını ve yetki sınırlarını noter tarafından tasdik edilmiş ve resmiyet kazanmış bir belgeyle onaylamayı sağlar.

İmza sirküsü üzerinde tüzel kişiye ait olan unvan, ticareti sicil no ve adres bilgileriyle birlikte kurum adına yetkili olan kişinin kurumu temsil etme şekli, kurum içerisindeki unvanı, yetki alanları, imza örnekleri ve nüfus bilgileri bulunur. 

İmza Sirküleri Ne İşe Yarar?

İmza sirküleri içinde bulunan imzaların yasal değeri bulunur. Bu sayede imza yetkisi olan kişilerin güvence altına alındığı söylenebilir.

• İmza sirküleri kullanılarak sahte imza kullanımı ve bu duruma bağlı olarak gelişebilen dolandırıcılık vakaları önlenebilir.
• İmza sirküleri sayesinde herhangi birinin, bir şirket adına sahte imza atması önlenebilir.
• Şirket adına izinsiz ticari faaliyetlerde bulunulması riskini ortadan kaldırır. Bunu sağlamak için şirkette yetki sahibi olan kişilerin belirlenmesine yardımcı olur.
• Söz konusu şirket herhangi bir sorunla karşılaştığı takdirde bu sorunla ilgilenecek olan kişinin, imza sirküleri sayesinde belli olması önemli bir avantajdır.

İmza Sirküleri Nereden Alınır?

İmza sirkülerinin belirli bir ücret karşılığında noterden alınması söz konusudur. İmza sirküsü kısa sürede hazırlanabilmekle birlikte, imza sirküleri almak için bazı belgelerin ibraz edilmesi gerekliliği bulunur.

İmza Beyannamesi İle İmza Sirküleri Arasındaki Fark Nedir?

Temel olarak kişinin imza örneklerinin bulunduğu ve noter tarafından onaylı olarak hazırlanan imza sirküleri ve imza beyannamesi sıklıkla birbiriyle karıştırılır. Bunun sonucunda günlük dilde imza sirküleri ve imza beyannamesi birbirinin yerine geçecek şekilde kullanılabilir.

İmza beyannamesi, kişi notere kimliğiyle başvuru yaptığı takdirde noter tarafından belirli bir ücret karşılığı hazırlanır. İmza beyannamesini üzerinde kişinin nüfus bilgileri ile imza örnekleri bulunur. 

İmza beyannamesinin oluşturulması talebi, imza sirkülerinden farklı olarak gerçek kişilerden gelir. Ticari ve kişisel faaliyetlerde kişinin kimliğini kanıtlar nitelikte olmasına karşın; sirküler niteliği taşımaz.

İmza Beyannamesi Kaybolursa Ne Olur?

İmza beyannamesi kaybolduğu takdirde yeniden notere gitmek ve belgeyi yeniden hazırlatmak gerekir. İmza beyannamesi çok fazla işlemde kullanılıyor olsa da, tek başına talep edilmez ve yanında mutlaka kimlik ibraz edilmesi gerekir.

İmza Sirküleri Ne Kadar Süre Geçerlidir?

İmza sirkülerinin geçerlilik süresiyle ilgili olarak kanunda hiçbir düzenleme bulunmaz. İmza sirkülerinin geçerlilik süresi;

• Şirketin durumuna, 
• Yetkili kişi ya da kişilerin görev süresine,
• Yönetim kurulu üyelerinin görev süresine göre değişiklik gösterebilmektedir. 

Yetkili kişinin görev süresi tamamlanınca, imza sirkülerinin geçerlilik süresi de sona erer. Bu noktada dikkat edilmesi gereken ise kurum ve tüzel kişilerin imzaya yetkili kişisinin değişmesi halinde, yasal zorunluluk gereği yeni imza sirküsü çıkarmalarıdır. İmza sirküsü düzenlenirken geçerlilik süresinin ne kadar olacağı belirtilmekte olup herhangi bir süre belirtilmediği durumlarda, imza sirküsünün geçerlilik süresi en fazla 3 yıl olarak kabul edilir. 

İmza Sirküsü Hangi Durumlarda İstenir?

• İmza sirküsü sayesinde şirketleri temsil edecek olan yetkililerin resmi olarak tanımlanması mümkün olur. İmza sirküsü istenmesi söz konusu olan belli başlı durumlar şu şekilde sıralanabilir:
• Bankalar çeşitli finansal işlemleri gerçekleştirmek için işletme sahiplerinden imza sirküleri ibrazını talep edebilirler.
• Şirketlerin önemli sözleşmeler imzalaması sürecinde imza sirküleri talep edilebilir. Bu sayede söz konusu işlemler sırasında yetki sahibi kişilerin imzalarının kullanıldığından emin olunabilir.

İmza sirkülerinin en önemli özelliği ve görevi, tüzel bir kişiliğe ait olan imzanın resmi ve eşsiz kılınmasını sağlamasıdır. Ayrıca tüzel kişinin imza yetkilisini belirtirken, şirket içindeki görevlerinin ve sorumluluklarının da netleşmesini sağlar. Böylece şirket içerisinde belirli bir seviyede sorumluluğu bulunan kişilere ihtiyaç duyulduğunda, imza sirküleri sayesinde bu kişiler tespit edilebilir. 

İmza Sirküleri e-Devlet’ten Alınır mı?

İmza sirküleri e-Devlet üzerinden alınabilecek bir belge değildir. Tüzel kişiliklerin imzalarını noter tarafından onaylayan imza sirkülerinin, yalnızca noterlerden belirli bir ücret karşılığında alınması mümkündür.