Tutanak Nasıl Tutulur?

İş hayatının belirli dinamikleri olsa da, zaman zaman beklenenin dışında olayların yaşanması söz konusu olabilir. İşverenler iş yerinde istedikleri hâkimiyeti ve düzeni sağlamak, ayrıca iş yerinde uyulması gereken iş düzeni kurallarını İş Kanunu çerçevesinde hatırlatmak gerekliliği duyabilir. Bu durumda tutanak tutulması söz konusu olabilir.

Bir olayın yaşandığına ilişkin kesinlik gösteren bazı belgeler vardır ve bu belgelerin başında tutanak gelir. Herhangi bir cezai işlem ya da yaptırım uygulandığı durumlarda, yaşanan olayın yaşalar özelinde de tanınmasını sağlamak için gerekli bilgiler kullanılarak tutanak düzenlenir. Tutanak düzenlenmesi durumunda bildirilmek istenen olayı kanıtlar nitelikte bir belge elde edilir. Tutanak, işçi ve işveren ilişkileri konusunda sıklıkla kullanılan bir belgedir. Ayrıca günümüzde her alanda kanıtlanabilirlik sağlamak için yaygın bir şekilde kullanılabilir.

Resmi belge niteliği taşıyan bir belge olan tutanakta belgelenmesi gereken bir duruma dair bilgiler yer alır ve tutanak taraflar tarafından imzalanır. Bazı durumlarda ise bir ceza ya da yaptırım uygulanması söz konusu olabilir. Bu tür durumlarda gereğini yapmak için yaşananlar resmi olarak kayıt altına alınmalıdır. Kayıt altına alınmayan durumlarda ceza ya da yaptırım uygulanması konusunda aksaklıklar yaşanabilir. Tutanak doğru bir şekilde düzenlendiği takdirde, konu edindiği olayı resmi olarak kanıtlama özelliği taşır.

Tutanak resmi ve resmi makamlar tarafından akredite olarak görülen bir belgedir. Bu nedenle, düzenlenen tutanak bazı şartları karşılamadığında geçersiz sayılabilir. Düzenlenen tutanağın geçersiz sayılmaması için tutanak tutarken dikkat etmeniz gereken şartlar şu şekilde sıralanabilir:

• Kağıdın ortasına ve büyük harflerle tutanak başlığı yazılır. Tutanak tutulan olayın başlıkta belirtilmeyeceği durumlarda yalnızca “TUTANAKTIR” şeklinde başlık atılması gerekir.
• Suçun ya da yaşanan olayın niteliği yazılarak belirtilmelidir. Yaşanan olaya ilişkin detayları vermek, tutanağın sonradan kullanılabilmesini kolaylaştırır. Diğer yandan olaya dair bilgilerin hangi şekilde öğrenildiğini de eklemek gerekir.
• Tutanakta suçun ya da olayın meydana geldiği zamana ve mekana ilişkin bilgilere yer verilmelidir.
• Suça ya da olaya dair deliller varsa tutanağa eklenmeli, bu delillerin hangi şekilde elde edildiği belirtilmelidir.
• Ayrıca tutanak yalnızca kağıdın ön yüzüne yazılmalı ve tutanak için belirlenen kağıdın arkası tamamen boş olmalıdır. Arka tarafı boş olmayan tutanaklar geçersiz sayılır. Birden çok tutanak düzenlenmesi durumunda numaralandırma yapılması söz konusu olabilir.
• Dikkat edilmesi gereken diğer konu, tarafların ıslak imzasının alınmasıdır. Üzerinde tarafların ıslak imzası olmayan tutanaklar geçersiz olarak kabul edilir.

Hangi Durumlarda Tutanak Tutulur?

Hayatın olağan akışı dışında yer alarak herhangi bir olumsuzluğa neden olan ve olayların işleyişini sekteye uğratan olaylar için tutanak tutulabilir. Herhangi bir çalışanın iş yeri kurallarını çiğnemesi durumunda işverenin tutanak tutması bu duruma örnek olarak verilebilir. Bu sayede, söz konusu işçinin iş yeri kurallarına uymadığı, buna bağlı olarak yerinde bir yaptırım uygulanması gerektiği kanıtlanabilir. Tutanak tutulmasına karşılık işçinin kendi savunmasını yazması söz konusu olabilir. İşçi yazdığı savunma belgesinde yaşanan olayı açıklayarak kendi hakkını arayabilir. Bunun dışında gerek iş hayatında gerek günlük hayatta pek çok farklı alanda tutanak tutulabilir.

İşveren ve İşçi Arasında Savunma ve Tutanak Ne Anlama Gelir?

Tutanak, işçi ve işveren ilişkilerinde sıklıkla kullanılan belgelerden biridir. İşçi gerek işin gerek iş yerinin işleyişini sekteye uğratacak davranışlar sergilerse, işveren söz konusu işçi için tutanak tutabilir. İşveren ve işçi arasındaki ilişkide tutanak tutmak, yaşanan olumsuz bir olayın işçi ve işveren taraflarından herhangi biri için işin devam ettirilmesini engellediği anlamına gelir. 

Bazı durumlarda iş sözleşmesi feshedilirken işçinin savunmasının alınması gerekebilir. İşverenin geçerli nedene dayanarak yaptığı fesihlerde bu durum söz konusudur. Çünkü, İş Kanunu’nun 18. maddesinde ; “Otuz veya daha fazla işçi çalıştıran işyerlerinde en az altı aylık kıdemi olan işçinin belirsiz süreli iş sözleşmesini fesheden işveren, işçinin yeterliliğinden veya davranışlarından ya da işletmenin, işyerinin veya işin gereklerinden kaynaklanan geçerli bir sebebe dayanmak zorundadır” ibaresi yer almaktadır.

Bu tanıma bağlı olarak geçerli neden, haklı neden kadar ağır olmasa da işin ve işyerinin işleyişini olumsuz yönde etkiler, taraflardan biri için iş ilişkisinin devamlılığını zorlaştırabilir. İş Kanunu’nun 25. maddesinde haklı nedenler belirlenmiş ve bu nedenlerin varlığı hâlinde iş sözleşmesinin haklı olarak feshedilebileceği konusu düzenlenmiştir. Ancak bu nedenle gerçekleştirilen fesihlerde işçinin savunmasının alınmasına ilişkin zorunluluk düzenlenmemişti. Bu nedenle,  İş Kanunu’nun 25. maddesine dayanarak yapılan fesihlerde işçinin savunmasının alınması zorunluluğu bulunmaz. 

Geçerli nedenle fesih durumunda ise işçinin yeterliliğinden ya da davranışlarından veya işyerinin ya da işin gereklerinden kaynaklanan bir sebep bulunmalıdır. İş sözleşmesi işçinin yeterliliğinden ya da davranışlarından dolayı geçerli nedene dayalı olarak feshediliyorsa, işçinin savunmasını almak gerekir. Bu sebebe dayalı olarak işçinin savunması alınmadan fesih yapılırsa, haksız fesih söz konusu olacak ve işe iade davası işçinin lehine sonuçlanacaktır.