İşletme Defteri Nedir?

İşletme defteri, işletmelerin mali durumunu ve faaliyetini kaydetme amacıyla kullanılan bir defter olma özelliğine sahiptir. Vergi Usul Kanunu’na göre işletme defterinin tutulması zorunludur. İşletme defteri tutulmasındaki amaç, işletmenin mali durumunu ve faaliyetlerini yasal olarak takip etmektir. İşletmenin günlük işlemleri işletme defterine kaydedilir. Diğer bir deyişle işletme defterinde işletmenin gelir, gider, alacak ve borçlarıyla ilgili bilgiler yer alır. Sağladığı bilgiler sayesinde işletme defteri; işletme faaliyetlerinin daha iyi yönetilmesi, finansal durumunun izlenmesi ve vergi beyannamelerinin hazırlanması noktasında önemli bir araç olarak öne çıkar. 

Türk Ticaret Kanunu’nun 66/3 maddesi kapsamında ikinci sınıf tacirlerin ekonomik faaliyetlerini kontrol ettikleri defterler işletme defterleridir. Bu özelliğinden dolayı işletme defteri, işletmelerin mali kayıtlarının tutulduğu belge olarak tanımlanabilir. İşletme defterleri; işletme gelirinin ve giderinin kaydedilmesi, vergi beyannamelerinin hazırlanması, finansal analizlerinin yapılması ve işletme performansının takip edilmesi amacıyla kullanılmaktadır. 

İşletme defterinin doğru ve düzenli bir şekilde tutulması yasal bir zorunluluktur. Ayrıca doğru ve düzenli tutulan işletme defteri, işletme faaliyetlerinin ve mali durumunun izlenmesine imkan verir. İşletme defterinin tutulması genellikle muhasebeci tarafından gerçekleştirilir.

Kimler İşletme Defteri Tutmak Zorundadır?

Ticari faaliyetleri olan gerçek ve tüzel kişiler işletme defteri tutma yükümlülüğüne sahiptir. Bu kapsamda ticari işletme sahiplerinin, kooperatiflerin, derneklerin, şirketlerin, vakıfların ve sermayeden bağımsız olarak ticari faaliyette bulunan kişilerin işletme defteri tutma yükümlülüğü bulunur. Ticari olmayan faaliyetlerde bulunan gerçek kişilerin işletme defteri tutma yükümlülüğü yoktur.

Vergi Usul Kanunu’nun 172. Maddesine göre işletme defteri tutma zorunluluğu olanlar şu şekilde sıralanabilir:

• Ticaret ve sanat erbabı (Tacir olanlar ve ticari kazançları üzerinden vergi veren gerçek kişiler)
• Ticaret şirketleri (Anonim, limited, komandit, kolektif ve kooperatif gibi her tür ticaret şirketi bilanço esasına göre defter tutmakla mükelleftir)
• İktisadi kamu kuruluşları (Devlet, özel idare, belediye ve diğer kamu kuruluşlarına ait müesseler bilanço esasına göre defter tutmakla mükelleftir)
• Dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmeler 
• İşletme sahipleri ( Avukat, doktor, mühendis ve serbest muhasebeci gibi işletme faaliyetlerini genel meslekleri şeklinde yapan kişiler işletme defteri tutmakla mükelleftir)
• Çiftçiler (Yıllık zirai kazançlarına göre vergi veren çiftçilerin yıllık kazancı, işletme hesabı ya da bilanço hesabı esasına göre hesaplanır)

İşletme Defteri Tutma Zorunluluğu Olmayan Kişiler Kimlerdir?

Türk Ticaret Kanunu’na göre tacir olmayan kişilerin işletme defteri tutmakla yükümlülüğü yoktur. Vergi mükellefi olan işletmelerin vergi beyannamelerini doğru bir şekilde hazırlayabilmesi için ise işletme defteri tutmaları önerilir. Belirli bir miktarın üzerinde işlem yapması gereken serbest meslek mensupları ile müteahhitlerin de işletme defteri tutması gerekliliği söz konusu olabilir. Gelir vergisinden muaf tutulan esnaflar, çiftçiler ve kurumlar vergisinden mükellef tutulmayan gerçek ve tüzel kişilerin işletme defteri tutması zorunlu değildir.

2023 Yılı İşletme Defteri Tutma Sınırları Ne Kadar?

VUK Genel Tebliği’nin 544 sıra numarasıyla 2023 yılı için bir işletme hesabının bilançosuna göre defter tutma haddi açıklanmış bulunmaktadır. Defter tutma konusunda tüccar sınıfları ise 213 sayılı VUK’un 176. maddesinde belirlenmiştir. 177 – 178. maddeler birinci sınıf ve ikinci sınıf tüccarlarla defter tutma hadlerini ve 178-179-180. maddeler sınıf değiştirme koşullarını düzenlemiş bulunmaktadır. 

Bu kapsamda 2023 yılı itibarıyla defter tutma ve sınıf değiştirme hadleri TL bazında alış tutarı olarak 890.000 TL şeklinde belirlenmiş bulunmaktadır. Satış tutarı ise 1.270.000 TL olarak hesaplanmıştır. Bunların yanı sıra yıllık gayrisafi iş hasılatı 440.000 TL ve iş hasılatının 5 katı ile yıllık satış tutarları toplamı 890.000 TL olarak belirlenmiş ve açıklanmıştır.

İşletme Defteri Nasıl Tutulur?

İşletme defteri tutmak için öncelikle resmi ve seri numarası bulunan bir defter alınmalıdır. Defterin ilk sayfasında işletmenin adı, vergi kimlik numarası ve açılış tarihi gibi bilgiler bulunmalıdır. İşletme defterini günü gününe ve doğru bir şekilde tutmak çok önemlidir. İşlemler deftere mutlaka tarih sırasına göre kaydedilmelidir. 

Dikkat edilmesi gereken diğer bir konu işletmenin gelirlerinin ve giderlerinin ayrı defterlerde takip edilmesidir. İşletme defteri tutulması yasal bir sorumluluk olduğu için işletme sahipleri işletme defterini düzenli olarak kontrol etmeli ve gerekli kayıtları zamanında yapmaya özen göstermelidir. 

İşletme defterinin tutulması VUK’un 194. maddesinde belirtilen bazı kurallara uygun olarak yapılmalıdır. İşletme hesabında sol tarafta giderler ve sağ tarafta hasılat bulunmalıdır. Sol taraftaki gider hesabına, işletmenin satın aldığı ürünlerin ücretleri ya da sağlanan hizmetler için ödenen ya da borçlanılan tutarlarla işletmeyle ilgili diğer masraflar kaydedilmektedir. Hasılat bölümünde de işletme tarafından satılan ürünlerin bedelleri ya da sağlanan hizmetlerin karşılığı olarak tahsil edilenler, tahakkuk eden alacaklar ile işletme faaliyetinden kazanılan tüm diğer hasılatlar bulunur.

İşletme defterinde yer alması gereken bilgiler Gelir Vergisi Kanunu ve Ticaret Kanunu tarafından belirlenmiş bulunmaktadır. Bunlar arasında işletmenin faaliyet konusu, işletme adresi, vergi kimlik numarası, işletme açılış – kapanış tarihleri, alacak – borç kayıtları, giderler – gelirler, cari hesaplar, amortismanlar ve envanter kayıtları yer alır.